При этом статья 2 Федерального закона с 1 января 2011 г. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» дополнена понятием «электронный документ». Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Электронный архив финансово-бухгалтерской документации — это программно-аппаратный комплекс, выполняющий следующие функции:

• ввод (сканирование и архивация) с возможным распознаванием реквизитной части документов, штрихкодированием документов;
• хранение электронных образов первичных бухгалтерских и финансовых документов;
• интеграция с используемыми учетными системами.

Данный функционал позволяет ускорить процессы работы с документами. Увеличение скорости достигается на следующих этапах жизненного цикла документа:

• первичная обработка документа;
• организация поиска отдельного документа или серии документов на этапе хранения (частным случаем такого поиска является выборка документов по некоторым критериям для проведения камеральной проверки).

Использование электронного архива для ускорения обработки документов. Регистрация документов, их атрибутирование (заполнение регистрационной карточки) — одна из самых трудоемких операций при работе с документами. Работа с унифицированными формами позволяет автоматизировать эту операцию — электронный архив «умеет» распознать на документе реквизиты и автоматически заполнить регистрационную карточку. Оператору нужно только проверить правильность распознанного текста и подтвердить сохранение данных. В частных случаях, когда документ исходит из учетной системы, имеет штрихкод и возвращается после утверждения контрагентом, участие оператора для контроля может и не требоваться.

Электронный архив позволяет решить ситуацию предоставления доступа к документам всем группам пользователей, которым они нужны для выполнения своих обязанностей. При этом не требуется отвлекать учетных работников на поиск и копирование запрошенных документов.

Это достигается специальными способами документационного управления— организации хранения документов (множественной индексацией и автоматизированным поиском по реквизитам). Они отличаются от приемов, применяемых в традиционном делопроизводстве, потому что организация хранения бухгалтерских и финансовых документов — проблема давняя и с помощью классических методов документооборота ее решить невозможно.

Хранение документов в электронном архиве документов построено по принципу хранения регистрационно-контрольной карточки документа с комплексом атрибутов (реквизитов): номер документа, вид документа, источник поступления и т.д. — и «прикрепленного» к ней электронного образа документа.

Наличие карточки с атрибутами (реквизитами) позволяет организовать классическую атрибутивную систему классификации. Классификация по разным атрибутам и их комплексам определяется возможностями автоматизированной системы — документы классифицируются по запросу пользователя в момент обращения или выполняется выборка в соответствии с введенными атрибутами (например, период дат или наименование контрагента).

Введение атрибутов, таких как «вопрос», «ключевые слова», позволяет организовать классификацию по дескрипторам.