Press "Enter" to skip to content

Хранение документов в электронных архивах — страница 7-8

Электронный архив позволяет организовать централизованное хранилище высокой степени надежности, обеспечивает пользователям оперативный доступ к копиям документов. В едином хранилище можно собрать все документы, проходящие через бухгалтерии как головного офиса, так и его филиалов.

Электронный архив избавляет от неоправданного расхода трудовых ресурсов: вся информация в нем четко структурирована, поиск нужного документа занимает минимальное время. Найти необходимые документы и сделать подборку по требуемой форме можно, не покидая рабочего места и, что не менее важно, не привлекая для этой задачи других работников[1].

Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия. Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. В свою очередь, делом называется совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную папку. Такое определение содержится в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»[2]. Различают сводную номенклатуру дел и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

Таким образом, номенклатура дел — документ, построенный по принципам иерархической системы классификации.

На первом уровне производится классификация по месту хранения документов согласно организационной структуре предприятия. На втором уровне классификация становится крайне нечеткой и непрозрачной (дела описываются при помощи «Заголовка дела»). Дела формируются по каким-то вольно выбранным признакам или совокупности признаков (с соблюдением требования архивной службы — в одно дело нельзя помещать документы разного срока хранения), причем основание классификации, как правило, не выдерживается. Поэтому поиск документов с использованием такого инструмента затруднителен.

Функционал электронного архива может применяться как в коммерческих, так и в государственных организациях.

Для коммерческих организаций актуальной задачей является повышение оперативности при обработке документов. Ситуация меняется настолько быстро, что необходимо видеть реальную картину деятельности в режиме реального времени. При этом региональная экспансия предприятий и укрупнение бизнеса приводят к образованию сложных территориально распределенных структур, для которых даже доставка всех документов в централизованное хранилище требует существенных издержек временных затрат.

Традиционные методы учета выдают результаты недостаточно быстро, что обусловлено неоперативностью ввода в них первичных данных из-за времени прохождения документа с момента поступления на предприятие до момента его использования в учете.

На этапе хранения особо болезненным (в силу высокой трудоемкости, непланового характера, сжатых сроков и существенных затрат на бумагу и расходные материалы для копирования) является процесс подборки копий документов для проверок налоговых и других надзорных органов.

Эффективным решением, позволяющим решить вопросы совместной работы с документами, облегчить и ускорить подготовку копий документов к многочисленным проверкам, является система электронного архива бухгалтерской и финансовой документации.

Что касается государственных организаций, то применение функционала электронного архива документов также позволит им повысить эффективность работы с документами, ускорить процессы их обработки. Электронный документ в настоящее время важнейший фактор интенсификации офисного труда, поэтому он занимает важнейшее место в делопроизводстве и архивном деле.

[1] Дубровский Ю., Подолина О. Электронный архив финансово-бухгалтерских документов // Финансовая газета. 2010. N 31.

[2] Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28),- М., ИПК Издательство стандартов, 1998.

Be First to Comment

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *