Повышение эффективности работы с документами — одна из основных задач, поставленных государством в концептуальных документах по созданию и развитию электронного правительства. Так, в документе «Изменения, которые вносятся в федеральную целевую программу «Электронная Россия (2002 — 2010 гг.)», утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 09.06.2010 N 403, задача сформулирована следующим образом: «Пункт 11 …уменьшение административной нагрузки на граждан и организации, связанной с предоставлением в органы государственной власти необходимой информации, снижение количества вынужденных обращений в органы государственной власти для получения государственных услуг и сокращение времени ожидания получения услуг на 10%».

Электронное правительство — система государственного управления, основанная на автоматизации всей совокупности управленческих процессов в масштабах страны и служащая цели повышения эффективности государственного управления и снижения издержек социальных коммуникаций для каждого члена общества. Создание электронного правительства предполагает построение общегосударственной распределенной системы общественного управления, реализующей решение полного спектра задач, связанных с управлением документами и процессами их обработки.

Таким образом, электронный архив финансово-бухгалтерских документов может применяться как один из инструментов для построения электронного правительства.

1          Проблемы хранения документов в электронных архивах

Широкое распространение электронных систем подготовки и управления бумажными документами постепенно приводит к стиранию грани между электронными и неэлектронными документами. Несмотря на все разговоры о «безбумажных технологиях», реально мы переходим от традиционного бумажного документооборота не к электронному, а к смешанному документообороту[1].

Многие компании, внедряя у себя электронный документооборот, ожидают получить очередное компьютерное чудо, которое позволит сократить издержки, повысить прозрачность и управляемость, ускорить процесс обработки. Но в большинстве случаев чуда не происходит, и документ в электронном виде по-прежнему остается документом, который необходимо готовить, редактировать, согласовывать, читать, исполнять, контролировать, выполняя те же процедуры, которые проводились с бумажными документами. Количество сотрудников, работающих с документами, не уменьшается, а сокращение времени на обработку, если такое действительно происходит, компенсируется временем, затрачиваемым на перевод документа в электронный вид. Однако есть сферы бизнеса, в которых использование систем электронного документооборота может дать существенный эффект. Прежде всего это касается тех областей, где объемы хранимых и обрабатываемых документов значительны, а скорость поиска и доступа к информации может дать компаниям преимущества в конкурентной борьбе[2].

[1] Храмцовская Н. Переход от бумажного к смешанному документообороту // Кадровик. Кадровое делопроизводство, 2009, N 2.

[2] Пашин О.М. Электронный документооборот в страховой компании // Финансовый менеджмент в страховой компании, 2007, N 4.