Процесс управления документами

Процесс управления документами — это система, в которой документы организованы и хранятся для дальнейшего использования. Этот процесс может быть рудиментарным, например, когда кто-то кладет квитанции в обувную коробку практически без организации. Процесс также может быть очень сложным, например, когда корпорация разработала сложный набор сканеров для сбора, организации и размещения информации, извлеченной из предварительно разработанных форм, которым назначены ссылочные номера, прежде чем они будут каталогизированы и архивированы на складах. В любом случае, основные элементы управления документами были приняты.

В целом, документооборот придерживается понятия, что документы должны собираться, заказываться и архивироваться в соответствии с планом определенного типа для общей цели. В большинстве случаев управление документами применяется потому, что физическое или юридическое лицо планирует использовать или должна учитывать будущую потребность в информации из документов. Информация в этих документах, как правило, может быть унифицирована или сгруппирована в соответствии с определенным типом потребностей или целей, таких как учет, история или соответствие нормативным требованиям .

В небольшом масштабе любой отдельный налогоплательщик применяет процесс управления документами при организации налоговых документов для ежегодной подачи. Как правило, документы, необходимые для года, будут сгруппированы в одном легко доступном месте, например, в папке в шкафу. Единство документов, таких как квитанции, счета, взносы и налоговые формы, состоит из общего требования для заполнения годовой налоговой формы и наличия необходимой документации для подтверждения записей в налоговой форме. Когда декларация подана и приложена подтверждающая документация, результирующий пакет информации и документов часто помещается в налоговые декларации за предыдущий год, упорядоченные по годам. Это основная форма управления документацией.

Управление документами также может быть сложным, сложным, многоэтапным и дорогостоящим. Особенно в крупных компаниях, которые собирают информацию для потребителей, эффективное управление документами имеет решающее значение. Например, финансовое учреждение часто требует от инвестора полной тщательной подготовки документов до инвестирования. Регулирующие органы могут потребовать от учреждения не только собирать конкретную информацию от клиента, но и систематизировать информацию определенным образом и поддерживать документацию в доступном формате в течение определенного периода времени. Соответственно, это учреждение может использовать сложный процесс управления документами.

В таком примере, как только компания получит первоначальные документы, распечатанная форма может быть отсканирована в цифровое изображение и отправлена ​​в сеть компьютерных баз данных для сбора и организации информации. Затем на бумажном носителе может быть назначен ссылочный номер, он помещен в коробку в соответствии с отметкой даты и времени и отправлен на склад , где используется собственный набор процессов управления документами. В случае, если распечатка необходима для разрешения спора или удовлетворения нормативных требований, ее можно легко получить из обширного архива аналогичных документов.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *