В современных условиях, когда предприятиям дана самостоятельность в разработке своих производственных программ, планов развития, определения стратегии в области ценовой политики, существенно возрастает ответственность руководителей за принимаемые ими управленческие решения. Одним из «китов», на которые «опираются» все существующие направления бизнеса, являются деньги. Поэтому судьба каждого предприятия зависит от того, насколько прозрачны и управляемы его финансовые потоки.
Другими словами, руководитель или финансовый директор должен не только находиться в курсе того, сколько денег имеется в настоящий момент, но и представлять, сколько их будет завтра и через месяц. Более того, он просто обязан знать все источники главных финансовых поступлений и предотвращать ситуации, когда деньги «уплывают» неизвестно куда или «лежат» без движения, не работая на укрепление и развитие бизнеса.
Отсутствие систематического контроля и анализа движения денежных средств чревато существенными и далеко не всегда компенсируемыми потерями.
Во-первых, может наступить некий «день Х», в который «накопится» серия платежей, а денег, для того чтобы рассчитаться по всем обязательствам, окажется недостаточно. Возможные последствия такого события — различные санкции, конфликты, претензии и срыв нормального ритма работы. Во-вторых, незнание картины будущих поступлений не позволяет вести продуманное налоговое планирование и оптимизировать объемы перечислений в бюджет.
Что же необходимо для рационального управления финансовыми потоками? Прежде всего, нужно увязать их планирование, учет и анализ в единое целое и строить работу соответствующих служб предприятия на общем информационном пространстве. Кроме того, следует обеспечить оперативную обработку данных по движению денежных средств. Эти задачи можно решить при помощи современных компьютерных систем управления бизнесом. Одним из таких программных продуктов является комплекс «1С», разработанный компанией «1С». Какое же удобство и выгоду можно получить от использования программы «1С» в области планирования и контроля финансов?
Отметим, что функции системы «1С» не исчерпываются оформлением и обработкой документов оплаты. Она помогает понять, куда и на какие цели уходят деньги и составить четкое представление о структуре доходов, полученных предприятием. Вся оперативная информация о наличии и движении денежных средств поступает в распоряжение руководства еще до создания проводок по документам. Количество центров учета финансов — расчетных счетов, касс и т.д. — при этом не ограничено. Система отображает «свежие» данные о текущих остатках денежных активов на предприятии и анализирует движение средств по видам операций (статьям поступлений и платежей). Все эти сведения позволят разумно распорядиться деньгами, исключить финансовые вложения в неперспективные проекты и сделки, найти источники для сокращения объемов издержек и получения дополнительной прибыли. К числу преимуществ системы «1С» следует отнести и умение «заглядывать» в будущее. Программа не только оценивает текущий момент и «апеллирует» к предыдущим периодам, но и составляет прогноз поступлений и платежей, основываясь на данных зарегистрированных счетов к оплате и получению с учетом отсрочки платежей.
При необходимости от нее можно получить и рекомендации по совершенствованию кредитной политики, найдя с ее помощью допустимые сроки кредитования и процент авансового платежа (предоплаты) для тех или иных контрагентов.
Одним из самых «больных вопросов», характерных для ряда предприятий производственной сферы, является учет и анализ дебиторской задолженности, «вызванной» неплатежами со стороны потребителей. Поэтому использование системы «1С» для решения этой проблемы окажется как нельзя кстати.
Система «1С» «рисует» картину взаиморасчетов в реальном масштабе времени, «рассказывая», из каких составляющих сложился тот или иной долг. Она позволяет быстро «поднять» документы по платежам и отгрузкам и проследить всю историю сделок. Расчеты с партнерами можно анализировать по суммам, срокам, документам, этапам договоров, объемам исполнения обязательств, способам оплаты, центрам ответственности, региональной принадлежности и т.д.
Программа «1С» проводит и структурный анализ задолженностей, давая возможность увидеть «долю» каждого партнера в процентах. Это поможет составить подробный и точный «финансовый портрет» каждого дебитора и разработать гибкую систему мероприятий по погашению их задолженностей.
Как известно, основу рационального финансового планирования составляют бюджеты. Они помогают следить за использованием денежных средств и бесперебойно снабжать этими средствами наиболее важные направления деятельности или проекты. Налаженный механизм бюджетирования позволит спрогнозировать результаты ведения бизнеса, выявить его сильные и слабые стороны, не допустить необоснованных финансовых вложений и своевременно исполнять платежные обязательства. Поэтому система «1С» располагает такими возможностями, как составление, расчет и контроль любого числа произвольных, взаимосвязанных друг с другом бюджетов. Контроль показателей хозяйственной деятельности осуществляется с помощью привязки бюджетных статей к счетам управленческого или бухгалтерского учета.
Таким образом, использование системы «1С» поможет держать руководству предприятия руку на «пульсе» финансов предприятия, и, соответственно, сделать бизнес устойчивее и прибыльнее.
Рассмотрим организацию работы комплексная конфигурации
1С: Предприятие версии 7,7. Бухгалтерский учет организован в строгом соответствии с нормативно-правовой базой. Структура учета в «Комплексной конфигурации» приведена на рисунке 3.6 «Структура учета в «Комплексной конфигурации».
Рисунок 3.6. Структура учета в «Комплексной конфигурации
Следует отметить консолидацию информации в единой базе данных (представлено на рисунке 3.7).
Рисунок 3.7. Консолидация информации в единой базе данных
Бухгалтерский учет программы 1С универсален и подойдет большинству хозрасчетных организаций. Следует отметить следующие особенности:
- Автоматизировано ведение всех основных направлений бухгалтерского учета
- Многомерная аналитика позволяет вести детальный учет всех активов и пассивов
- Автоматически формируются все необходимые бухгалтерские документы и отчеты
Особенностями учета основных средств и нематериальных активов являются:
- Учет собственных, арендуемых и переданных в аренду
основных средств - Учет по материально-ответственным лицам
- Формирование комплектов основных средств,
инвентаризация и переоценка (в редакции 2.6) - Использование различных способов начисления амортизации (линейно, методом уменьшаемого остатка, по сроку полезного использования, от объема продукции)
- Формирование аналитических отчетов и инвентаризационных карточек.
Таким образом, использование средств автоматизации позволяет улучшить учет и анализ использования основных средств за счет ускорения скорости доступа к данным, ускорения и рационализации анализа использования основных средств.
В целом, анализ эффективности использования основных средств предприятия выявил направления совершенствования работы по улучшению использованию основных средств. Более подробно итог анализа и рекомендации приведены в заключении.