Реферат: Управление рабочим временем в организации сферы культуры

Содержание

Введение 3-4

I Основная часть (5-14)

1.1 Нормальная продолжительность рабочего времени 5

1.2 Управление временем 6-8

1.3 Влияние жизненных ролей 9-11

1.4 Определение приоритетности целей 12-14

II Практическая часть (15-20)

2.1 Суть обзора задач в тайм - менеджменте. Основные понятия и определения 15-17

2.2 Практическое использование рабочим времени 18-19

2.3 График долгосрочных дел и задач 20

Заключение 21-23

Список используемой литературы 24

Приложения 25-27

Введение

XXI в. Предъявляет свои требования к каждому из нас, кем бы мы ни были: менеджерами или специалистами, студентами, школьниками или владельцами, руководителями собственных предприятий. Экономическая ситуация быстро меняется, объем получаемой нами информации растет из дня в день, усиливается конкуренция, в том числе и на рынке труда. В этих условиях исключительное значение приобретает управление таким неосязаемым и невосполнимым ресурсом, как время.

Время становится важнее денег.

В новой экономике, где жизненные циклы товаров исчисляются месяцами и неделями, на первый план выходит способность быстро и гибко реагировать на любые изменения и непредвиденные ситуации. Постоянная смена деятельности – внедрение новых систем управления, выход на новые рынки, разработка и выведение на рынок новых продуктов – становится нормой в работе компаний и организаций. Изменения влекут за собой увеличение объемов выполняемых менеджерами и специалистами задач, порождают необходимость изыскивать резервы времени на реализацию инновационных проектов.

Все возрастающие внешние запросы к работнику требуют от современных специалистов принятия большого числа самостоятельных решений, умения организовать и планировать свою работу, расставлять приоритеты в условиях ограниченных временных ресурсов.

Поэтому одной из основополагающих компетенций современного профессионала в последнее время стало умение эффективно организовать время на любом уровне – личном, командном, корпоративном; способность согласовать свои действия с действиями окружающих для выполнения поставленных задач.

Научится рационально использовать ресурс времени, действовать эффективно и добиваться успеха можно, научившись правильно планировать свою деятельность, управлять своими задачами и делами (как долгосрочными, так и краткосрочными), расставлять приоритеты, ставить перед собой цели и достигать их, распределять свою рабочую нагрузку, находя время и для работы, и для отдыха. И чем раньше нам удастся освоить навык эффективного управления своим временем, тем быстрее и легче будет наш путь к вершинам мастерства и успеха. Ведь на то, чтобы построить свою карьеру, достичь желаемого уровня, человеку дано менее 20 лет. И важно эти временем грамотно распорядиться, не растерять по дороге к своей цели драгоценные и невосполнимые часы и минуты, складывающиеся в годы.

Нормальная продолжительность рабочего времени

Трудовой кодекс Российской Федерации. Статья 91. Понятие рабочего времени. Нормальная продолжительность рабочего времени.

Рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени.

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.

Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю определяется федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Управление временем

Рассматривать жизненные ценности и определять стратегические цели следует во всех основных областях жизни, которые имеют для вас значение. Дело в том, что часто цели становятся в отношении лишь карьеры или финансового благополучия, при этом полностью забывается необходимость постановки целей в других важных областях собственной жизни. В результате люди слишком много работают, но при этом личная жизнь не складывается. Или, наоборот, будучи счастливыми в семейной жизни, они совершенно не ощущают собственного развития и переживают по этому поводу. Для начала следует определить ключевые области, на которые нашу жизнь можно условно разделить. Это позволит выявить четкую структуру дел и развиваться в жизни более сбалансировано, поддерживая равновесие и гармонию различных направлений деятельности.

Пример. Наш клиент, ректор одной из российских бизнес-школ, при обсуждении задач личного ТМ - курса говорил: «Дел слишком много, за всем не уследишь. У меня и школа, и наука, и поездки в дружеские европейские университеты, и серьёзный проект реструктуризации госкомпании, и жене надо помочь с диссертацией…» Если даже доктор наук и серьёзный специалист в менеджменте не всегда может соорентироваться в хаосе задач, то что говорить о нас, простых смертных. Архангельский Г.А. Тайм – драйв: Как успевать жить и работать.

Ключевые области – это от 5 до 9 основных направлений вашей деятельности. Это главные «русла», в которых развивается ваша жизнь.

Ключевые области помогают более точно поставить жизненные цели, ничего не забыть и не упустить. Если сразу создать список ключевых областей трудно, возьмите 30-40 бумажных карточек и выписывайте на них ваши обычные ежедневные дела. Например «пишу реферат», «готовлю мультимедиа – презентацию», «смотрю футбольный матч», «разговариваю с другом по телефону». Дальше раскладывайте эти карточки на 5-9 групп, в каждую группу – близкие по смыслу задачи. Когда нарисуется логичная структура этих групп, достаточно будет придумать им простые названия. Ваши ключевые области готовы.

Пример: учёба, семья, друзья, отношение с любимым человеком, хобби, работа, спорт, благосостояние.

Теперь для каждой ключевой области сформулируйте одну-две стратегические цели, либо мини – миссию.

Пример. Для области «Семья»: «Я хочу сделать свой дом тёплым и гостеприимным местом, где будет жить вся моя большая семья, и куда будут часто приходить друзья». Для области «Работа»: «Я хочу, чтобы моя работа давала мне хорошую материальную поддержку, оставляя мне при этом достаточно времени растить детей»

С понятием ключевых областей тесно связаны такие понятия, как «центр жизненных интересов» и «ролевая функция».

Центр жизненных интересов – это область восприятия жизни, в которой человек ощущает себя наиболее комфортно, к которой он постоянно стремится и с позиции которой может наиболее эффективно решать собственные проблемы.

Пример. Одни люди, называемы в народе «трудоголиками», полностью ориентированы на работу и проводят там всё своё время, даже без особой надобности. Другие – полностью сосредоточены на здоровье, и всё своё время и внимание посвящают исключительно ему. Есть люди, для которых самое важное - семья, для других – хобби, для третьих – дружба.

Ролевая функция – это совокупность определённых действий и отношений в рамках определённого круга людей.

Пример. Ролевыми функциями могут быть: человек как друг, человек как студент, человек как менеджер, человек как начальник, человек как подчинённый. Роли носят довольно постоянный характер. Так, человеку присуща роль сына (дочери) несколько десятилетий. Позже у него параллельно появляется и роль мужа (жены), а затем и отца (матери). Наши жизненные роли весьма многочисленны.

Каждый человек обладает определённым набором ролевых функций, который в значительной степени зависит от его центра жизненных интересов. Как правило, роли не распределяются равномерно ни среди разных людей, ни в рамках одной личности.

Обратите внимание, что определение ролевых функций в некотором смысле перекликается с выявлением заинтересованных групп, которые мы рассмотрели.

Каждая из ролей требует установления и поддержания определённых взаимоотношений с другими людьми, совместной постановки и эффективного достижения общих целей, формирование групп на основе наиболее сильных сторон каждого участника. При этом требуется уделять значительное внимание балансу ролей. Нарушение такого баланса приводит к тому, что некоторые роли не реализуются должным образом из-за отсутствия временных ресурсов.

Пример. Усиленное внимание семье может усложнить отношения с руководством, а постоянное пребывание в не дома неизбежно вызовет конфликт в семье.

Необходимо учитывать, что ежедневно достигать значительных целей в какой-то одной роли невозможно. При попытке это сделать будут неизбежно ущемляться другие роли, что приведет к их дисбалансу. Поэтому и при постановке целей, и при дальнейшем планировании их достижения необходимо учитывать все роли и получать пусть небольшие, но позитивные результаты по каждой из ролей, по возможности, ежедневно.

Баланс ролей для каждого человека индивидуален. Для его установления каждому из нас потребуется и время, и некоторые усилия на выявление ролевых функций и определение их значимости.

Влияние жизненных ролей на выбор жизненных целей

Управление временем – управление человеком собственной деятельностью, организацией выполнение задач и распределения всех ресурсов.

Тайм-менеджмент как система состоит из 4 элементов:

Первый элемент (нижняя ступенька лестницы) – эффективность (она же включает успех). Если рассматривать жизнь как некое путешествие, то на данной стадии определяется, как лучше ехать, чтобы добраться до цели вовремя и как можно меньше утомившись. То есть это ответ на вопрос: «Как ехать?»

Пример. Как хорошо подготовиться к контрольной работе в минимальное время. Или как организовать своё время так, чтобы успеть и работать и учиться. И, конечно, отдыхать!

Это тайм – менеджмент в привычном смысле слова.

Второй элемент, технология, позволяющая находить наиболее успешные решения. Этот элемент системы тайм – менеджмента требует рассмотрения целого ряда иных весьма сложных дисциплин. Например, бизнес-ТРИЗ (теория решения изобретательных задач) и управленческая борьба. Данные технологии тесно связаны со стратегией, они дают комплекс инструментов принятия стратегических решений, в том числе в области личной стратегии. К технологиям повышения личной эффективности относятся и другие разнообразные инструменты – от десятипальцевой слепой печати и быстрого чтения до многочисленных техник нейролингвистического программирование (НЛП). Ознакомиться подробно с перечисленными технологиями, а они действительно очень полезны и востребованы, особенно в управленческой среде, можно, прочитав книги, посвящённые этим темам. Названия некоторых книг приведены в списке рекомендуемой литературы.

Третий элемент системы управления временем – стратегия. Если технологию можно сравнить с ответом на вопрос: «На чем ехать?» (качественный скачок по сравнению с «Как ехать?»), то стратегия – это ответ на вопрос: «Куда ехать?» Очевидно, что нет никакого смысла очень эффективно двигаться в неправильном направлении. И логично, что в теме организации времени возникают вопросы стратегии.

И наконец, ч етвёртым элементом системы является тема, к которой рано или поздно приходит человек, занявшийся своим временем всерьёз. Эта тема философии. В контексте тайм – менеджмента слово «философия» означает очень простую вещь – ответ на вопрос: «Зачем?» Зачем ставить именно такие цели, а не другие? Как осознать сои жизненные ценности? Как найти смысл жизни и нужно ли его вообще искать?

Таким образом, вопросы организации времени и личной эффективности не только самым тесным образом связаны с определением наших жизненных целей, но и находятся в прямой зависимости от того, насколько точно и правильно нам удалось это сделать. Поэтому рассмотрение вопросов организации времени мы начинаем с целеполагания.

Целеполагание – это определение, конструирование цели, формирование образа желаемого будущего.

Определение приоритетности целей

Тратить время на главное – значит расставлять приоритеты в списке своих долгосрочных целей. Как бы ни хотелось одновременно и ВУЗ закончить с красным дипломом, и создать свой бизнес, и совершить кругосветное путешествие, вряд ли получится все это совместить. Мы оказываемся перед выбором, необходимостью расставить приоритеты в своих целях. Это не значит, что от каких-то целей придется отказаться первоочередными на данный момент.

Каждый день нам приходится определять, какую задачу решать в первую очередь, какую – во вторую. Часто мы принимаем решение интуитивно. Использование упрощенного метода многокритериальной оценки позволит не только полагаться на наши чувства, но и выбирать более осмысленно и взвешенно.

В примерную систему могут входить следующие, наиболее часто встречающиеся критерии:

1. источник задачи (уровень руководителя, поставившего задачу; приоритетность задачи для него);

2. влияние выполняемой работы на работу коллег на «горизонтальном» уровне (является ли задача звеном в цепочке выполняемых задач);

3. вклад задачи в общий результат (цели компании, проекта, подразделения, отдела);

4. собственный интерес к задаче;

5. срочность;

6. сложность задачи;

7. времязатратность задачи (большие, сложные задачи решаемые в первую очередь);

8. наличие в данный момент необходимых ресурсов, их доступность.

Иногда к этим критериям добавляются также такие, как:

1. является ли эта задача денежной (связано ли её решение с прибылью; насколько велик риск потерять деньки в случае, если задача не будет решена);

2. влияет ли задача на имидж компании;

3. клиентская ли это задача;

4. влияет ли задача на бесперебойность работы офиса;

5. влияет ли задача на увеличение количества продаж (новых клиентов и т.д.)

Формулируя критерии, необходимо учитывать специфику своей деятельности, компании, отдела. Лучше результата можно добиться, если соотнести матрицу своих критериев с критериями своих коллег и выработать общие критерии для оценки ежедневных задач.

Для быстрого принятия решения в определении приоритетности появляющихся в течение дня задач можно использовать технику трех вопросов.

Суть этого подхода проста: выбираем три самых значимых критерия, по которым будем оценивать значимость внезапно возникшей задачи, и задаем три вопроса:

Является ли эта задача клиентской?

Влияет ли она на имидж компании?

Является ли эта задача сложной?

При появлении новой задачи ставим «+» или «-» напротив каждого критерия.

Если задача получила три «+» - её решаем в первую очередь; если два «+» - она является менее приоритетной; один «+» - приоритетность задачи низкая; три «-» бюджетируем время на решение этой задачи по остаточному принципу.

Правильного и единственного верного списка критериев для приоритезации задач не существует. Многие критерии специфичны и отражают особенность того или иного вида деятельности компании или подразделения. Поэтому важен фактор командной работы и принятия совместного решения при формировании матрицы рабочих критериев.

Формализация критериев позволяет:

· достичь общего понимания, на основании чего принимаются решения;

· дает возможность доносить до окружающих свою систему принятия решений и выработать совместную;

· принимать более конструктивные решения по изменению и совершенствованию системы принятия решений; каждый раз при принятии решения экономить время при выборе правильного направления, варианта.

Суть обзора задач в тайм - менеджменте. Основные понятия и определения

Любая ситуация выбора и принятия решения связана с неопределенность. Мы не знаем, что нас ждет впереди, боимся ошибиться, сделать не верный шаг. Этот страх возникает прежде всего потому, что мы не видим всех возможных вариантов развития событий. Для того чтобы действовать эффективно в ситуациях постоянных изменений, необходимо снизить неопределенность будущего, и чтобы принять решение, сделать выбор и начать действовать, необходимо иметь достаточно полное представление о ситуации, проблеме. Снизить неопределенность и обозначить верные ориентиры мы можем с помощью обзора - важного элемента структуры тайм-менеджмента.

Обзор – представление информации (задач, сроков, справочных данных и проч.), позволяющее легко видеть всю совокупность и взаимосвязь элементов и дающее возможность эффективно принимать решения.

Суть обзора состоит в создании своеобразной карты, на которой отражены основные ориентиры, направления движения, учтены все мелкие детали. Основное отличие обзора от плана: обзор не привязан ко времени, он дает более наглядную картину ситуации и позволяет увидеть все возможности для решения тех или иных задач. Поэтому крайне важно организовать систему обзора таким образом, чтобы всё внимание было направлено на решение наиболее важной для нас сейчас задачи. Яркой иллюстрацией этого принципа был ответ Альберта Эйнштейна на вопрос, каков номер его домашнего телефона, - «Зачем забивать голову такими пустяками, если существует записная книжка?» А вот для того, чтобы найти нужный номер телефона, или необходимого нам человека, или важную задачу, или новое креативное решение максимально быстро, следует применить основные инструменты обзора.

С этим инструментом обзора приходилось иметь дело каждому из нас. Список продуктов, которые необходимо купить, вещей, которые необходимо взять в отпуск, книг, которые хотелось бы почитать, - все это контрольные списки. Это один их самых простых и эффективных инструментов обзора. Контрольный список позволяет быстро собрать необходимую информацию, является прекрасным инструментом самоконтроля.

Важно запомнить, что контрольный список – это не жесткий план или алгоритм, он позволяет действовать более гибко, учитывать любые неожиданно возникающие изменения. Например, план телефонного разговора в отличие от контрольного списка – это своеобразный алгоритм, требующий четкого выполнения шагов: «шаг 1: задаем вопросы 1, 2, 3; затем шаг 2 – вопросы – 4, 5, 6, …». Составленный к телефонному разговору контрольный список вопросов позволяет нам задать любой вопрос из списка в любом месте разговора в зависимости от целесообразности момента, но при этом ни одного не забыть.

Примеры наиболее часто используемых контрольных списков:

· список вопросов к телефонному разговору;

· вопросы к новым клиентам;

· список тем и вопросов к совещанию;

· анкеты сбора информации (например, анкета вопросов к посетителям выставки);

· перечень необходимых мероприятий, действий;

· список задач;

· список задач на день – один из самых важных контрольных списков.

Правила составления контрольного списка:

· все формулировки пунктов контрольного списка должны иметь результато-ориентированный вид;

· список составляется в свободном порядке, что позволяет не забыть ни одной детали, вопроса, пункта;

· количество пунктов в списке не должно быть большим. В соответствии со структурой внимания человека – не более 10 основных пунктов.

Практическое использование рабочим времени

Мы подробно разобрали гибкое планирование, связанное с тематическим временем – «кайросом». Для такого планирования удобны категории, на которые мы раскладываем задачи. Но у большинства задач кроме тематической привязки(проект, человек, место) есть еще срок, в который её необходимо исполнить.

Мой распорядок.

График долгосрочных дел и задач

Заключение

Управление своим рабочим временем состоит в том, чтобы делать в текущий момент именно то, что было запланировано, и в отведенные для этого сроки. Незапланированное действие отнимает время у запланированного, что приводит либо к невыполнению (или плохому выполнению) задуманного, либо к нарушению расписания дня.

Проблемы тайм - менеджмента часто обусловлены плохими самодисциплиной и помехоустойчивостью. Низкая самодисциплина может быть компенсирована элементами внешней дисциплины. Например, руководитель делегирует управление своим рабочим временем подчиненному — секретарю, референту, помощнику или специально назначенному для этого тайм - менеджеру. В обязанности такого специалиста обычно входит планирование рабочего времени начальника и контроль исполнения текущего расписания дня. При осуществлении этого контроля нередко возникают конфликты. Обусловлено это тем, что подчиненный в рамках тайм - менеджмента должен командовать боссом. Руководитель, осознавший проблемы управления своим рабочим временем, побуждает помощника проявлять настойчивость в ситуациях, когда он (начальник) отклоняется от рабочего графика. Через некоторое время помощник, пытаясь выполнить свои обязанности, натыкается на взрыв ярости начальника, который сводится к тому, чтобы он не путался под ногами. А когда после очередного рабочего дня босс обнаруживает, что не сделал много запланированного или пропустил важную встречу, так называемый тайм-менеджер снова получает на орехи за то, что не проявил должную настойчивость. Таким неорганизованным руководителям надо понять, что не следует сваливать свои проблемы на головы подчиненных. Вопрос управления собственным рабочим временем — исключительно проблема самого субъекта. Из-за низкой помехоустойчивости человека непредвиденные дела постоянно отвлекают его от запланированных действий. Высокая реактивность на подобные внешние сигналы формирует привычку ситуативного поведения, когда работой реально управляет внешняя среда.

Механизм ситуативного поведения заключается в том, что человек субъективно воспринимает как наиболее важное для себя именно то дело, к которому в данный момент приковано его внимание. А вниманием своим как психической функцией он управлять не умеет, автоматически переключаясь на любой предмет. Освобождение от привычек ситуативного поведения — трудная задача. Действенный прием — периодическое отвлечение на специальные сигналы таймера, предназначенные для того, чтобы человек в очередной раз задал себе вопрос “А действительно ли я в данный момент занимаюсь самым важным для себя?” Если в результате такого экспресс-анализа он обнаружит, что снова поддался манипуляциям окружающих, отвлекших его на посторонние дела, он должен решительно вернуться к своим рабочим планам. Постепенно время между появлением отвлекающего фактора и моментом его обнаружения сократится благодаря тому, что контрольный вопрос в сознании работника будет появляться не только по условному сигналу, но и спонтанно. Со временем вопросительный знак перед внутренним взором человека начнет возникать уже в момент появления отвлекающего фактора.

Умение управлять своим рабочим временем предполагает и соблюдение регламента. Руководитель должен и сам уметь соблюдать регламент, и требовать этого от других. Наиболее важно это для проведения совещаний и иных коллективных мероприятий, когда в определенный момент активен только один (или несколько) человек, а остальные участвуют в процессе пассивно, зачастую просто теряя рабочее время. Не случайно термин “регламент” является одним из основных в лексиконе организаторов подобных встреч. Здесь можно говорить о том, что рабочее время неоднородно по своей сути, хотя деления на циферблате часов вроде бы подразумевают обратное. В тайм - менеджменте целесообразно было бы ввести понятия “дорогие минуты” и “дешевые часы”. Время коллективных мероприятий — пример “дорогих минут”, когда исчезает не только время неподготовленного оратора, но и время всех его слушателей, среди которых обычно находятся высокооплачиваемые руководители и специалисты. Навыки соблюдения регламента, как и более общее умение управлять своим рабочим временем, заключаются в том, что человек оказывается в состоянии перераспределять свой труд так, чтобы все то, что может быть сделано в “дешевые часы”, перемещалось туда из “дорогих минут”.

Тема моей курсовой работы была для меня очень интересной, я узнал много нового и полезного для себя и считаю, что любой менеджер должен иметь представление о тайм - менеджменте.

Список используемой литературы

1. Трудовой кодекс Российской Федерации. Москва: Проспект, Т17 КноРус, 2010

2. Архангельский Г.А. Тайм-менеджмент, Учебное пособие. Москва: «Маркет ДС Корпорейшн», 2010

3. Архангельский Г.А. Организация времени: От личной эффективности к развитию фирмы. 2-е изд. Санкт-Петербург: Питер, 2006

4. Архангельский Г.А. Формула времени: Тайм-менеджмент на MSOutlook, 2007. Москва: Манн; Иванов и Фербер, 2006

5. Архангельский Г.А. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений. Москва: Альпина Бизнес Букс, 2008

6. Берд П. Тайм-менеджмент: Планирование и контроль времени. Москва: ФАИР-ПРЕСС, 2004

7. Васильченко Ю.Л. Механизмы времени. Тайм - менеджмент: Теория, практикум. Киев: Наша культура и наука, 2001

8. Васильченко Ю.Л. Самоучитель по организации времени. Киев: РИА «Триумф», 2005

9. Горбачев А.Г. Тайм-менеджмент. Время руководителя 24+2. Москва: ДМК-пресс, 2007

10. Захаренко Г. Тайм-менеджмент. Санкт-Петербург: Питер, 2004

11. Калинин С.И. Тайм-менеджмент. Практикум по управлению временем. Санкт-Петербург: Речь, 2006

12. Кноблаух Й., Велтье Х. Управление временем. Москва: ОМЕГА-Л, 2006

13. Брайан Т. Результативный тайм – менеджмент. Москва: "Смарт Бук", 2007

Приложения