1 Особенности ревизии в строительстве
Целью бухгалтерского учета и ревизии автотранспортных и строительных организаций является получение необходимых данных для анализа и контроля за затратами материальных ресурсов, вводом в действие объектов капитального строительства, текущего и капитального ремонта с целью сокращения затрат и получения максимальной прибыли, прямым образом влияющих на рентабельную работу организации. Приступая к ревизии, в первую очередь необходимо проверить: - обеспечена ли организация производственными нормами расхода строительных материалов, трудовых затрат; - расходов на содержание строительных машин и механизмов,- на все ли работы имеются планы строительства; - какие объекты строительства предусмотрены титульными списками; - имеются ли в наличии договора, сметы, составленные в соответствии со сборником норм и расценок СНиР-91. (6. с.301)Ревизор выборочно проверяет сметные расчеты, правильно ли рассчитаны статьи сметы, в том числе используемые в расчетах цены, нет ли случаев включения в отчеты строительно-монтажных работ по объектам, не предусмотренным титульными списками. На основании журнала-ордера по форме №10-с ревизор проверяет, ведется ли учет по объектам, обоснованно ли списываются материалы на затраты производства, правильно ли списываются накладные расходы по объектам строительства, все ли текущие расходы относятся на затраты в отчетном периоде, как организованы приемка и хранение материалов на участках, проводятся ли инвентаризации материалов открытого хранения. Распределение затрат по объектам строительства в журнале-ордере по форме № 10-С производится на основании данных первичных документов и отчетов главного механика о количестве машино-смен работы каждой машины и механизма за отчетный месяц и общей суммы затрат по видам машин. При проверке правильности списания материальных ценностей используются: журнал-ордер по форме № 10-с, ведомость по форме №10-с, материальные отчеты, отчеты производителя работ, приходные ордера, накладные на внутреннее перемещение, акты на повторное использование материалов, ведомость по форме № 6-с. Особое внимание уделяется проверке показанных объемов выполненных работ, которые фиксируются в журналах пообъектного учета формы, справках формы №3 и №3а или в актах формы №2, нарядах формы № 41-с, выдаваемых рабочим, сменных рапортах машинистов, счетах предъявленных заказчику на выполненные объемы работ. Объемы работ, показанные в отчетах формы № М-29, можно сверить с объемами, приведенными в проектно-сметной документации по видам работ. Важно произвести контрольные обмеры нескольких объектов, особенно по тем объектам, конструктивным элементам и видам работ, по которым обнаружен значительный перерасход материальных и других затрат. В случае выявления невыполненных объемов ревизор подсчитывает количество и стоимость материалов, списанных на этот объем. Одновременно с контрольным обмером ревизор производит полную или частичную инвентаризацию материалов на участке (объекте). В целях организации аналитического бухгалтерского учета строительные материалы разделяют на группы: - основные материалы, вещественно входящие в конструкции зданий и сооружений (кирпич, бетон, раствор, пиломатериалы, кровельные материалы, лакокрасочные материалы); - конструкции и детали (сборные бетонные и железобетонные, деревянные, металлические, асбестоцементные конструкции, сборные здания и сооружения, тубы из различных материалов, рельсы, шпалы, сборные элементы для санитарно-технических работ); - прочие материалы (тара неинвентарная, запасные части, топливо, материалы для хозяйственных нужд, технических целей содействия производственному процессу, вспомогательные материалы. (3.с.205) При проведении контрольных обмеров и инвентаризаций на объектах ревизор определяет сумму материального ущерба от незаконного списания материалов. Для контрольных обмеров ревизор берет малое число объектов. Контрольные обмеры на значительном числе объектов малорезультативны, поэтому желательно выбирать те объекты, на которых выполнен относительно большой объем работ. Нецелесообразно брать для контрольного обмера работы: - носящие скрытый характер (они проверяются по актам на скрытые работы в необходимых случаях); - работы, трудно поддающиеся проверке (например, ремонт штукатурки в отдельных местах); - работы, имеющие низкую стоимость за единицу (покраска стен известковым раствором). При выявлении завышения объемов общая стоимость завышения таких работ будет незначительной. (4. с. 127) Перед контрольным обмером объектов ревизор составляет сводную накопительную ведомость выполненных и предъявленных работ по объектам и тем видам работ, которые будут проверяться при контрольном обмере. Бухгалтерия при этом выводит стоимость выполненных работ на момент проведения контрольного обмера. Обязательным требованием при проведении контрольного обмера является участие в нем специалиста-строителя, иначе акт контрольного обмера не будет иметь юридической силы (в случае передачи материалов ревизии в правоохранительные органы). В процессе контрольного обмера ревизору необходимо использовать:
- журналы производства работ; - геодезические замеры; - акты технического обследования реконструируемых зданий и сооружений; - наряды; - путевые листы; - сменные рапорты машинистов; - данные бухучета о списании строительных материалов. (5. с. 346) Контрольный обмер проводится путем инструментального замера (рулеткой, метром, геодезическим инструментом). Сопоставление выполненных объемов работ по актам приемки, сметам и результатам контрольного обмера ревизор проводит сразу же после обмера, так как все выявленные расхождения лучше уточнять на месте. Как правило, в практике проведения контрольных обмеров вскрываются следующие виды нарушений: - фактическое невыполнение отдельных видов работ или работы в целом; - выполнение работ с отступлением от проекта; - выполнение работ в меньшем объеме, чем значится в актах приемки, смете; - включение в акты приемки, смету работ, по которым не предусмотрена раздельная оплата, ранее оплаченных работ; - применение завышенных единичных расценок, не соответствующих фактическим условиям и характеру выполнения работ Фактический расход многих материалов и оборудования (плитки, оконных переплетов, ванн, шифера) можно подсчитать непосредственно на объекте и сопоставить его с количеством, списанным по данным учета. При проверке материальных отчетов форм №М-19 и № М-20 особое внимание обращается на соответствие фактически списанных материалов и производственных норм. Если в учете имеются отклонения, то выясняются их причины. Ревизор проверяет, не связано ли списание материалов сверх норм с хищениями и другими злоупотреблениями. Для этого заключаются акты, заключения производственного отдела, приложения к материальным отчетам, а также решения по списанию материалов сверх норм. Кроме того, по материалам, списанным на производство сверх норм, проверяется фактическое наличие в движении у производителей работ, в приобъектных кладовых и на складах. Если в отдельные периоды расход превышал приход, ревизор тщательно проверяет все данные. Нередко перерасход материалов образуется из-за их неправильной приемки на строительных площадках. Ревизующий должен проверить, каков порядок приемки грузов и установить возможные случаи недогруза строительных материалов или приемки некачественных материалов (битых плит, блоков). Анализируя форму №М-29 и материальные отчеты форм №М-19 и №М-19а, ревизор должен проверить, нет ли случаев отражения в них расхода по нормам вместо фактического расхода. Такие факты возможны с целью сокрытия перерасхода или создания неутонченных излишков материальных ценностей. При обнаружении подобных фактов следует тщательно изучить порядок контроля за правильным списанием материалов со стороны производственно-технического отдела и бухгалтерии. Одним из признаков списания материалов по нормам вместо фактического списания является наличие «красных» (дебетовых) остатков в материальных отчетах производителей работ, что свидетельствует о приписках. Иногда с целью закрытия «красных» (дебетовых) остатков начальник участка оформляет неотфактурованные поставки. Ревизор должен выбрать данные о подобных поставках и по ведомости формы №6-с проверить, когда поступили счета-фактуры и поступили ли вообще. Наличие долго не оплачиваемых неотфактурованных поставок может являться признаком неправильного списания материалов. Себестоимость строительно- монтажных работ в основном составляет 50-60%, по монтажным работам – около 70%, поэтому целесообразно по журналу-ордеру формы №10-с по объектам, участкам (особенно по капитальному ремонту) выборочно просчитать долю материалов в себестоимости. Иногда материалы передаются из одного объекта на другой. Отпуск таких материалов отражается накладной на внутреннее перемещение. Ревизору в первую очередь необходимо выяснить целесообразность и причины перемещения материалов со склада на склад или с объекта на объект. Под видом передачи могут быть скрыты случаи расхищения материальных ценностей, признаками которых могут быть оформленные недолжным образом документы без подтверждения перевозки материалов транспортом, оформление большинства документов последними днями месяца. Проверяя остатки незавершенного производства
, ревизор в первую очередь должен установить правильность оформления инвентаризационных материалов: - все ли члены комиссии подписали акты, приведено ли полное описание состава незавершенного производства; - нет ли исправлений, подчисток и приписок объемов выполненных работ; - все ли акты рассмотрены и утверждены в установленные сроки. (7. с.461)
Общие итоги незавершенного производства в актах должны совпадать с данными балансов и отчетов о себестоимости строительных и монтажных работ. Следует изучить документы, подтверждающие факт проведения в организации инвентаризаций незавершенного строительства. Особое внимание обращается на объекты, по которым длительное время не производились работы, на окончательно прекращенное и законсервированное строительство, обоснованность и законность списания бросовых работ.В процессе проверки материалов повторного использования
ревизор также поверяет сметно-техническую документацию, где показываются материалы повторного использования. Данные сметы сравнивает с фактически оприходованными материалами. Согласно форме №2 и акту на материалы повторного использования ревизор должен проверить, оприходованы ли в складском и бухгалтерском учете (форма № М-19) материалы и конструкции, которые были демонтированы и снова запущены в работу, и списаны ли они на производство (формы № М-19 и № М-29). Ревизор должен проанализировать степень использования парка строительных машин и механизмов, как по степени, так и по производительности, фактическую сменность работы механизмов по группам машин, а также целосменные и внутрисменные простои. С целью контроля за использованием строительных машин
в строительных организациях используются следующие формы первичной документации: - рапорт о работе башенного крана (форма № ЭСМ-1); - путевой лист строительной машины (форма № ЭСМ–2); - рапорт о выработке строительной машины (механизма) (ф. № ЭСМ-3); - рапорт-наряд о работе строительной машины (механизма) (ф. № ЭСМ-4); - карта учета работы строительной машины (механизма) (ф. № ЭСМ-5); - журнал учета работы строительных машин (механизмов) (ф. № ЭСМ-6); - справка для расчетов за выполнение работы (ф. № ЭСМ-7) (8.с.309) Затраты по использованию машин и механизмов в строительстве достигают значительных сумм. Виды машин (механизмов) и время их использования, как правило, определяются в проектно-сметной документации на выполняемые работы. Для проведения работ организацией-подрядчиком могут быть использованы собственные машины (механизмы), находящиеся на балансе и арендованные организацией на определенный срок, а так же услуги специализированных сторонних организаций. Используемые строительной организацией собственные машины и механизмы учитываются на балансе строительно-монтажной организации в составе основных средств. Подрядчик может привлечь специализированную организацию (управление механизации, механизированную колонну, строительно-монтажный поезд), которая будет осуществлять работы собственными строительными машинами и механизмами с использованием собственного персонала по договору субподряда. Расчеты с привлеченными организациями осуществляются исходя из стоимости машино-часа и времени, отработанного строительной техникой. При этом, аренда бывает двух видов: 1.Аренда транспортного средства с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации. Согласно данному виду договора расходы по оплате услуг членов экипажа несет арендодатель. 2. Аренда транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации. В соответствии с данным видом договора расходы по оплате услуг членов экипажа несет арендатор. При аренде транспортных средств без экипажа на арендатора дополнительно возлагаются расходы на страхование (включая страхование своей ответственности). А так же на осуществление текущего и капитального ремонта. Во всех случаях обязанность по оплате расходов, связанных с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, включая оплату топлива, материалов и сборов, возлагается на арендатора (организацию-подрядчика). Как правило, в строительных организациях автотранспорт работает на основании плана по объему перевозок и себестоимости одного тонно-километра. Основной показатель деятельности автотранспорта связан с фактическим пробегом автомобилей, поэтому все находящиеся в эксплуатации автомобили должны иметь исправные и опломбированные спидометры. При использовании автомобилей в организации должна действовать система контроля за выходом автомобилей на линию и возвращением их в парк, которая предусматривает получение информации о наличии простоев и холостых пробегах машин. Основные технико-экономические показатели работы грузовых автомобилей включают коэффициенты сменности, использование грузоподъемности в пробеге и использование автомобильных прицепов. Проверяя достоверность данных учета и отчетности о себестоимости строительно-монтажных работ, ревизор устанавливает полноту и правильность отражения в учете фактических затрат на производство в разрезе объектов и статей затрат, реальность незавершенного строительства. По результатам ревизии составляется акт, а при наличии нарушений – ведомость пересчета стоимости работ по установленной форме. Акт подписывают все члены комиссии, а в случаях отказа от подписи или неявки заказчика или подрядчика – только проверяющие лица.
2 Мероприятия, выполняемые при проведении ревизии дебиторской задолженности
Под дебиторской задолженностью
понимают сумму задолженности дебиторов предприятию на определенную дату: задолженность покупателей перед продавцами за отпущенную продукцию, подотчетных лиц - за выданные под отчет денежные суммы, работников - за нанесенный предприятию материальный ущерб, при этом дебиторы - юридические и физические лица, которые в результате прошедших событий должны предприятию установленные суммы денежных средств, их эквивалентов либо иных активов.
Существует несколько видов дебиторской задолженности:
• Текущая дебиторская задолженность
- сумма дебиторской задолженности, которая возникает в ходе нормального операционного цикла и будет погашена после двенадцати месяцев с даты баланса.
• Долгосрочная дебиторская задолженность
- сумма дебиторской задолженности, которая не возникает в ходе нормального операционного цикла и будет погашена после двенадцати месяцев с даты баланса.
• Безнадежная дебиторская задолженность
- текущая дебиторская задолженность, относительно которой существует уверенность о ее невозврате должником или по которой истек срок исковой давности.
Различают также такое понятие как сомнительный долг (проблемная задолженность), под которым подразумевают текущую дебиторскую задолженность, относительно которой существует неуверенность в ее погашении должником. (9.с. 411)
При наличии положительных результатов от продажи продукции (товаров, работ, услуг) организация может иметь неустойчивое финансовое положение и в будущем убытки, если существует тенденция роста дебиторской задолженности вследствие неквалифицированного управления ею. Для организации и управления дебиторской задолженностью выделяют следующие задачи:
(10. с.312)
1)
исключение необоснованного увеличения роста дебиторов и суммы дебиторской задолженности;
2)
недопущение образования дебиторской задолженности с высокой степенью риска;
3)
своевременное оформление расчетно-платежных документов по взысканию дебиторской задолженности и контроль сроков их оплаты;
4)
оформление расчетов по задолженности денежными документами (векселями, аккредитивами) и посредством зачета взаимных требований;
5)
продажа в случае необходимости имеющейся дебиторской задолженности с минимизацией потерь и издержек при осуществлении операции;
6)
взыскание просроченной задолженности через судебные органы.
Следует отметить, что причины возникновение дебиторской задолженности различны. Это могут быть и субъективные факторы самого кредитора (боязнь потери заказчика) и объективные факторы заказчика (ухудшение финансового положения в силу тех или иных обстоятельств).
В тоже время, чтобы сегодня успешно вести бизнес и никогда никому не одалживать практически невозможно, поэтому крайне необходимо правильно организовать работу в данном направлении. В любом случае необходимо четко установить добросовестность покупателя по возвращению дебиторской задолженности, а так же собрать информацию о финансовом положении должника и изучить документы, подтверждающие возникновение задолженности.
Любому, даже самому опытному ревизору не обойтись безпомощи сотрудников службы безопасности, существующей на базе организации. В процессе проверки необходимо обратить особое внимание на возможное проявление мошеннических действий, связанных с умышленным невыполнением обязательств по погашению дебиторской задолженности перед организацией-кредитором и возможным завладением ее имуществом.
Поэтому организации-кредитору необходимо как можно больше знать о своем новом партнере, вследствие чего, в целях предупреждения дебиторской задолженности,
осуществить внешний контроль
, в процессе которого произвести сбор, анализ, дать оценку следующей информации:
- полное наименование организации с отображением организационно-правовой формы;
- код ОКПО и иные коды;
- подлинность документов организации на отсутствие фиктивных и подставных лиц;
- установочные данные директора, главного бухгалтера при необходимости сотрудников;
- компетентность представителя организации-плательщика в вопросах оформления документов и учета финансово-хозяйственных операций;
- сведения о размере уставного капитала организации;
- счета в банках, наличие движимого либо, недвижимого имущества;
- продолжительность и стабильность существования субъекта;
- наличие долговременных партнеров предприятия и их отзывы о сотрудничестве;
- наличие в собственности достаточного количества ТМЦ у изучаемого предприятия;
- оснащенность и наличие реальных технических возможностей (необходимых торговых площадей, складских помещений для хранения товара) и выполнения условий заключенного договора.
- наличие дочерних и материнских предприятий;
- наличие фатов мошенничества в истории предприятия либо руководителей;
- на сколько устойчиво ее финансовое положение, позволяющее выполнить обязательства;
- соответствие юридического адреса фактическому местонахождению, стабильность, либо частое изменение фактического адреса;
- стабильность, либо частая смена состава руководства и учредителей;
- наличие судебных либо административных разбирательств с участием исследуемого предприятия, либо его руководителей и их суть;
- неформальные связи: наличие связей в криминальной среде, в органах государственной власти и управления. Изучается также их уровень и потенциальные возможности;
- тенденция ухудшения финансового состояния исследуемого предприятия (уменьшение основных и оборотных фондов, уменьшение денежных средств на расчетных счетах);
- факты правонарушений и преступлений, нецелевого использования кредитных средств, уклонения от уплаты налогов;
- неоправданное затягивание выплаты долговых обязательств либо проведения переговоров;
- иные фактические данные, которые смогут служить в дальнейшем целью обеспечения возврата долгов;
- источники информации о благонадежности (платежеспособности) субъекта.
- платежеспособность; - реальность гарантийных писем при заключении договора купли-продажи (способна ли организация - покупатель в любой момент погасить дебиторскую задолженность); - установить местонахождение активов должника, его движимое и недвижимое имущество, счета в банках, участие руководителей либо учредителей предприятия должника в составе учредителей иных коммерческих структур. Особое внимание стоит обратить на имущество в залоге
, поскольку его не сможет конфисковать даже государственный исполнитель.
Таким образом, проведенное подобным образом исследование может способствовать выявлению подлогов, как в учредительных документах организации-покупателя, так и в документах, сопровождающих ее противоправную деятельность.
В процессе сбора информации о своем новом партнере, исходя из поставленных задач и с учетом наличия определенных возможностей, необходимые данные могут быть получены из следующих источников:
- непосредственно от самого юридического лица (предупредить представителя контрагента о необходимости проведения проверки и истребовать для ознакомления и снятия копий, следующие документы: регистрационное свидетельство, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, устав, учредительный договор, лицензии, документы подтверждающие право нахождения по данному адресу (договор купли-продажи недвижимости, либо договор аренды помещения), последний баланс (утвержденный налоговой инспекцией), документ подтверждающий правомочия представителя;
- любая информация коммерческого характера, полученная из коммерческих структур: банки, контрагенты, деловые партнеры;
- использование оперативно - технических средств снятия информации с каналов связи, коммуникационных сетей, прослушивания помещений и транспортных средств;
- негласное визуальное (наружное) наблюдение за лицами и стационарными объектами (офис, склады, в ходе которого устанавливаются и фиксируются посетители, активность работы, автотранспорт, заполненность склада);
- информации из СМИ, интернет - мониторинг прессы, интернет за определенный промежуток времени на предмет упоминания разрабатываемого предприятия, его руководителей, сотрудников;
- легендированный сбор информации под видом маркетинговых исследований, изучение материалов выставок и презентаций, под видом клиента;
- изучение результатов налоговых либо аудиторских проверок;
- информации из органов государственной регистрации, фондов, контролирующих и правоохранительных органов;
- горрайадминистрация по месту нахождения (регистрации) субъекта хозяйствования;
- органы государственной налоговой службы (информация о госрегистрации, наименовании, юридическом и фактическом адресах предприятий и лиц, занимающихся частным предпринимательством, коды, идентификационные номера, размеры уставного фонда, установочные данные соучредителей, их доля в уставном фонде, местонахождение филиалов, расчетные счета в банках);
- фонды (социального страхования, пенсионный, медицинский); - органы статистики (кроме информации общестатистического характера особую ценность представляют сведения о балансе предприятия, активах и его акционерах);
- государственная таможенная служба (наличие связей с зарубежными партнерами, объемы поставок, экспортно-импортные операции);
После сбора информации проводится ее сопоставление и анализ на предмет обнаружения фактов прямо, либо косвенно указывающих на отрицательные факты в работе разрабатываемой организации-партнере либо ее сотрудников. На основе результатов анализа принимается решение о работе с данным контрагентом, возможности предоставлении кредита или отсрочки платежа. При возникновении дебиторской задолженности замораживаются активы и снижается скорость оборачиваемости денежных средств, кроме того, возникает проблема возврата долгов. Разработка организации - покупателя и анализ ее деятельности является первостепенным мероприятием, направленным на предупреждение возникновения дебиторской задолженности. Основной риск, связанный с формированием дебиторской задолженности -
отражение задолженности неплатежеспособности дебиторов.
1 Оценка системы внутреннего контроля.
I
.
При проведении внутренней системы контроля дебиторской задолженности ревизору необходимо проверить и выяснить:
- обсуждаются ли кандидатуры покупателей до выдачи им разрешения на отгрузку продукции на условиях последующей оплаты.
Решение об отпуске товара (выполнению работ, предоставлению услуг) принимается после тщательного изучения благонадежности и платежеспособности контрагента (разработка контрагента), проводится мониторинг недисциплинированных клиентов. Весьма важным моментом есть систематический сбор и анализ информации относительно контрагентов, допускающих нарушение сроков оплаты;
- осуществляется ли реализация продукции (товаров, работ, услуг) на основании заключенного договора (с приложениями, спецификациями), в которых определены максимальные сроки и сумма задолженности, санкции за невыполнение условий договоров;
- осуществлялся ли когда – либо отпуск товарно-материальных ценностей покупателям, имеющим просроченную дебиторскую задолженность, без предварительной оплаты. Как правило, отказываясь от "работы" без предоплаты значительная часть предпринимателей рискуют потерять львиную долю рынка, который в силу тех или иных обстоятельств может диктовать необходимость во временном разрыве между поставкой и оплатой. Такой "разрыв" зачастую таит в себе один существенный недостаток - риск не получения полноценной компенсации за переданные товары. Дебиторская задолженность по отгруженной продукции должна отражается в учете одним из двух методов: на дату отгрузки продукции
и предъявления организацией-кредитором покупателям документов к оплате, при этом величина дебиторской задолженности оценивается в соответствии с договорной стоимостью отгруженной продукции. На дату поступления денежных средств
на расчетный счет или в кассу предприятия, отгруженное имущество оценивается по его фактической себестоимости (фактически произведенным затратам, по стоимости сырья, материалов, полуфабрикатов, по прямым статьям расходов, нормативной или плановой производственной себестоимости); - выясняется, учитываются лиданные о факте передачи товарно-материальных ценностей организации-дебитору, при этом рассматриваются договор купли-продажи, счета-фактуры, накладные или товарно-транспортные накладные, инвентарные карточки складского учета;
- проверяется своевременность регистрации счетов, счетов-фактур поставщиков и передачи их в отделы для акцепта, а также отслеживание документов специалистами отделов для соблюдения поставщиками договорных обязательств по ассортименту, количеству, комплектности и срокам отгрузки продукции, правильности цен, наценок, скидок.. В ходе этой процедуры ревизор проверяет, правильно ли отражены в учете операции и реальна ли задолженность, своевременно ли составлены акты приемки, полностью ли оприходованы товарно-материальные ценности, не допускается ли по расчетам с поставщиками запрещенное взаимное перекрытие (сальдирование) в балансе сумм товаров в пути, задолженности поставщикам по счетам и по неотфактурованным поставкам;
- проверяется, погашаются ли сразу после подписания платежного поручения сопроводительные оправдательные документы (указаны ли дата и № платежного поручения, имеется ли оттиск штампа «Оплачено»);
- проводится ли анализ финансового состояния заказчика;
- ставится ли на пакете документов на реализацию продукции отметка о проверке дебиторской задолженности покупателя;
- проверка законности и реальности задолженности по расчетам с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, а также по внутриведомственным и внутрихозяйственным расчетам;
- стабильна ли ситуация с долгами покупателей;
- происходит ли наращивание долга, так как предлагаются большие отсрочки для завоевания рынка;
- стремятся ли в проверяемой организации к сокращению долга, так как в момент развития компании был упущен контроль за его своевременным погашением;
Необходимо также изучить действующий в организации порядок разделения обязанностей согласно функциям: 1) отгрузка по заказам; 2) выписка счетов; 3) предоставление разрешения на отгрузку; 4) ведение синтетического учета; 5) ведение аналитического учета дебиторской задолженности
II
. Необходимо обсудить с сотрудниками бухгалтерии:
-известно ли им, какой процент дебиторов подтвердил свою задолженность за отчетную дату и со сколькими дебиторами сверка на отчетную дату не произведена;
- организован ли контроль за информацией о состоянии дебиторской задолженности (сроки образования и погашения, порядок организации претензионной работы, динамика состояния);
- установлен ли на предприятии лимит дебиторской задолженности;
- есть ли у персонала оперативная информация о текущей дебиторской задолженности;
- какие меры принимаются по снижению дебиторской задолженности;
- производится ли взаимная сверка сумм задолженности с дебиторами и кредиторами;
- имеются ли подтверждения о размере долгов, составляется ли график погашения задолженности, осуществляется ли и контроль за его исполнением;
- нет ли фактов необоснованного списания задолженностей на результаты деятельности. В ходе анализа правомерности списания дебиторской задолженности учитываются два основополагающих момента: реальность погашения задолженности организацией-дебитором и правомерность списания дебиторской задолженности;
- нет ли фактов незаконного списания дебиторской задолженности, либо занижения суммы задолженности. При выявлении подобных действий последовательному анализу и сопоставлению подвергаются: накладные (товарно-транспортные накладные) на отпуск товарно-материальных материальных ценностей; счета-фактуры, оформляющие куплю-продажу; учетные регистры, фиксирующие процесс и результаты продаж;
- как в бухгалтерии оценивают риски наличия в бухгалтерской отчетности долгов неплатежеспособных дебиторов, по которым не создан резерв сомнительных долгов, или в какой мере они уверены в верной оценке величины такого резерва.По правилам бухгалтерского учета, если есть сомнения в платежеспособности дебитора, рассматривается вопрос о создании резерва на списание сомнительного долга. Поскольку оценка платежеспособности является субъективной, величина резерва иногда является способом фальсификации финансовых результатов деятельности организации за отчетный период. Создание резерва уменьшает прибыль и есть возможность пересмотреть сумму резерва в сторону уменьшения, т.е. увеличить прибыль. В некоторых, достаточно редких, случаях задолженность вполне платежеспособных дебиторов по договорам уступки передается другим малоизвестным организациям, в отношении долга которых уже создается резерв сомнительных долгов, что приводит к реальным убыткам организации.
- выяснить, не установлено ли фактов хищения, совершенных с использованием дебиторской задолженности. Данное действие характеризуется особенностями материальных последствий. С одной стороны, из оборота организации-кредитора изымаются товарные ресурсы, что в конечном итоге приводит к уменьшению оборотных средств организации в виде денежных средств. С другой стороны, для поддержания стабильного финансового положения организация-кредитор вынуждена компенсировать такое изъятие за счет заемных средств (кредитов, займов, кредиторской задолженности);
- неотражение факта наличия дебиторской задолженности в финансовой отчетности организации-кредитора. Подобное действие, как правило, сопровождается полным или частичным уничтожением или изъятием документов, сопровождающих хозяйственную операцию;
- не относятся ли на счет расчетов с дебиторами по претензиям недостачи, хищения, брак и порча товаров с последующим отнесением этих сумм на убытки под видом списания безнадежной дебиторской задолженности и несостоятельности ответчиков (получение объяснений лиц, имеющих сведения о совершенном правонарушении. При отработке данного направления ревизору целесообразно внести предложение о проведении беседы и получении объяснения от: председателя и членов инвентаризационной комиссии);
III
. В процессе проверки ревизору необходимо поручить главному бухгалтеру:
- представить документы, устанавливающие обязанность сотрудника проверяемой организации изучать платежеспособность дебитора и принимать решение о создании величины резерва.
- представить документы, подтверждающие изучение платежеспособности двух-трех дебиторов, на основании которых принималось решение о создании резерва сомнительных долгов и отсутствие необходимости в нем.
IV
. Выяснить, позволяет ли применяемое программное обеспечение бухгалтерии вводить ожидаемый срок погашения долга
. Сделать отчет о просроченных долгах. Установить, формирует ли такие отчеты бухгалтерия или иное подразделение. Кому поручено анализировать данные отчеты и принимать решения. В процессе проведения ревизии необходимо сделать повторный отчет по состоянию на дату проверки.
V
. В заключении ревизор формирует предварительное мнение о состоянии внутреннего контроля на данном участке.
Располагая предварительной аналитической информацией, ревизоры имеют возможность конкретизировать и повысить действенность последующей работы. Полученная информация позволяет определить направление дальнейшей поисковой деятельности и точно определить круг документов, подвергаемых комплексному анализу, и таким образом сократить объем подлежащей предварительному изучению документальной базы доказательств возможных противоправных действий.
2. Контроль соблюдения законодательства.
Проверка соблюдения законодательства на данном участке включает:
- проверку соблюдения норм гражданского права, в том числе правильное определение срока исковой давности по дебиторской задолженности;
- правильность классификации ситуации при извещении судебного пристава о невозможности обращения взыскания на имущество должника;
- правильность налогообложения операций по договорам уступки дебиторской задолженности, формирования налоговых расходов при создании резерва сомнительных долгов.
- правильность и своевременность осуществления расчетов с финансовыми органами по налогам, сборам, отчислениям от прибыли, платежам, а также внесение в бюджет просроченной задолженности.
3. Контроль финансовой отчетности
В ходе ревизии проверить информацию о финансово-хозяйственной деятельности организации (бухгалтерскую отчетность за определенный до следственной проверкой период, акты предыдущих документальных ревизий, аудиторских и налоговых проверок, материалы последней инвентаризации товарно-материальных ценностей); Проверка дебиторской задолженности состоит в изучении того, что:
- все отраженные в учете долги дебиторов реально существуют (предпосылка существования);
- все долги дебиторов, которые действительно существуют, отражены в учете (предпосылка полноты).
4.
Проверка того, что все отраженные в учете долги дебиторов реально существуют.
Ревизор должен запросить у бухгалтера список задолженностей на отчетную дату. На крупных и средних предприятиях этот список может занимать 100-200 страниц. В этом случае следует попросить подготовить три списка:
1)
перечень групп, как они ведутся в бухгалтерии:
- выданные авансы поставщикам;
- долги покупателей продукции;
- долги материально ответственных лиц по недостачам
с указанием общей суммы по каждой группе.
2)
перечень десяти самых крупных по величине сумм долга на отчетную дату;
3)
перечень пяти самых крупных сумм долга из всех долгов, «висящих» еще с начала года и не погашенных в течение года.
Из каждого списка ревизор выбирает хотя бы по одному долгу. И попросит предоставить ему акты сверки именно с этими дебиторами. Затем изучает акт сверки. Акты, присланные по факсу, принимает во внимание, но особо на них не рассчитывает, так как их надежность невелика.
По долгу из третьего списка («долгосрочные долги») ревизор выясняет причину неоплаты, изучает условия договора. Спрашивает, создан ли по этому долгу резерв на возможные потери из-за неоплаты долга, каким образом принималось решение о продаже продукции именно на каких условиях, ведется ли претензионная работа. Свои исследования в данной области подкрепляет предоставленными документами.
Кроме того, ревизор проверяет, все ли долги дебиторов, которые действительно существуют, отражены в учете. Данная проверка тесно связана с результатами проверки доходов. Если в ходе проверки неучтенных доходов не выявлено, то, скорее всего и неучтенной дебиторской задолженности не существует.
Отдельным редким случаем является отсутствие наблюдения за списанной ранее нереальной к востребованию дебиторской задолженности. По правилам учета, после списания задолженности необходимо наблюдать за платежеспособностью дебитора в течение пяти лет, и если его финансовое состояние улучшится, платежеспособность должна быть восстановлена на балансе. На практике восстановление платежеспособности является крайне редким, и списанные суммы дебиторской задолженности, как правило, незначительны.
5.
Контроль эффективности.
Дебиторская задолженность является вложением средств организации в экономику организации дебитора. Вложение должно быть оправданным. Иногда, чтобы финансировать дебитора, организация сама кредитуется в банке. С другой стороны, если все участники рынка осуществляют продажу с отсрочкой платежа, то организация не может продавать на условиях 100%-ной предоплаты, так как потеряет конкурентное преимущество.
Анализ эффективности работы с дебиторской задолженностью может строиться по следующим направлениям:
1)
ревизор попросит предоставить сделанный сотрудниками организации анализ условий отсрочки платежа за продукцию, предоставляемой основными конкурентами, и условий отсрочки покупателям организации;
2)
изучает, какие меры по стимулированию скорейшей оплаты покупателями предпринимает организация;
3)
определяет, есть ли в организации план погашения дебиторской задолженности и как контролируется его исполнение;
4)
анализирует соотношение дебиторской и кредиторской задолженности организации;
5)
выясняетнаправлялись ли средства банковских кредитов на финансирование дебиторской задолженности покупателей
6. Политика коммерческого кредитования.
В ходе ревизиипроверяется, учитываются ли мнения банка, гарантии третьей стороны. В настоящее время торговые фирмы все чаще прибегают к сотрудничеству с банковскими учреждениями, которые кредитуют покупателей под покупку товаров, работ, услуг. В данном случае отношения потребитель-банк носят характер обыкновенного кредита, выданного под залог товара, под который взят этот кредит, а проценты за отсрочку платежа достаются банку;
В ходе проверки объектом ревизии выбирается коммерческое кредитование (предоставление коммерческого кредита формы «открытый счет», предусматривающего погашение дебиторской задолженности покупателя частями в интервалы, обусловленные договором, или по истечении определенного срока после отгрузки отдельных партий продукции).
В процессе анализа эффективностиревизору необходимо проверитьформально ли определены и должным образом соблюдаются:
- параметры (суммы, сроки) коммерческого кредитования для заказчиков разного типа (например, в соответствии с категориями риска заказчиков, определенными по разработанному алгоритму);
- нормативы кредитоспособности заказчиков;
- объемы кредитования, подлежащие санкционированию (принятие соответствующей резолюции после проведения детального анализа финансового состояния и деловой порядочности заказчика) на совете директоров (правлении, общем собрании руководителей организации);
- предоставление коммерческого кредита санкционируется должностным лицом, независимым (в целях предотвращения злоупотреблений) от начальников сбыта или маркетинга (например, начальником финансового отдела или, при превышении параметров кредитования конкретному заказчику, заместителем директора по экономическим вопросам либо на совете директоров).
В ходе проведения ревизии необходимо:
- проанализировать организационно-нормативные документы, регламентирующие предоставление коммерческих кредитов заказчикам (покупателям).
-установить уровень фактического исполнения предписанных регламентов, а именно:
- наличие соответствующих санкций (виз) на документах;
- наличие материалов, свидетельствующих об анализе финансового состояния (платежеспособности) и деловой порядочности заказчиков;
- соответствие сумм и сроков предоставленных кредитов установленным группам риска заказчиков или нормативам кредитоспособности.
7. Инкассационная политика.
За объект ревизии принимаетсяпорядок погашения дебиторской задолженности покупателей.
В процессе оценки эффективности ревизором устанавливается формально ли определены, целесообразны и реально ли выполняются процедуры, направленные на своевременное и полное погашение дебиторской задолженности покупателей:
- рассылка дебиторам напоминаний об оплате;
- ежемесячные сверки дебиторской задолженности (направление покупателям актов сверки для подтверждения числящейся за ними задолженности и порядка ее погашения);
- своевременное истребование задолженностей в полном соответствии с претензионным и судебным порядком регулирования споров;
- передача дел в организацию, специализирующуюся на взыскании долгов (при необходимости), факторинг.
В ходе проведения инкассационной политики необходимо:
-выяснить применяемые процедуры работы с дебиторами.
- проанализировать организационно-нормативные документы, регламентирующие порядок погашения дебиторской задолженности покупателей;
- выяснить своевременно ли направляется дебиторам, нарушающим сроки оплаты, извещение о возникновении задолженности. В случае, если организация - кредитор готова самостоятельно продавать товар с отсрочкой платежа и получать при этом процентный доход, необходимо подумать об обеспечении, возникающей задолженности, при этом предусматриваются следующие виды обеспечения исполнения обязательств: неустойка (штраф, пеня), залог, гарантия или поручительство;
- понаблюдать за исполнением утвержденных процедур соответствующими работниками (начальник финансового отдела, начальник расчетного бюро финансового отдела, начальник договорно-правового бюро отдела сбыта).
- провести инвентаризацию расчетов с покупателями.
Инвентаризация расчетов с покупателями проводится в соответствии с приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Принципы инвентаризации расчетов аналогичны инвентаризации имущества. Основным при такой инвентаризации является факт подтверждения задолженности с дебиторами по результатам сверки задолженности и проведения встречной проверки). В ходе проведения ревизии следует использовать бухгалтерскую отчетность организации за определенный период времени, подтвержденную аудиторскими заключениями и отметками налогового органа о ее принятии. Наиболее важным документом является расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности, которая включена в состав квартальной и годовой отчетности в соответствии с приказом Минфина России от 10 марта 1999 г. N 19н "Об утверждении формы "Расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности организации".
В названной форме предусмотрена расшифровка задолженности по дебиторам и выделение суммы просроченной и безнадежной к взысканию задолженности. В том случае, если данная форма не используется в организации, то основой проведения данного анализа служит Приложение к бухгалтерскому балансу (форма №5) - п.7 расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности"
.
Предположим, что по данным бухгалтерской отчетности, дебиторская задолженность исследуемой организации на конец отчетного периода составила несколько млн. руб. С помощью имеющейся в расшифровке информации составляется группировка задолженности по видам и срокам возникновения. По данным материалам осуществляется выборка сомнительных дебиторов из группы просроченной дебиторской задолженности за отпущенные товарно-материальные ценности и со сроком возникновения свыше трех месяцев. По материалам имеющейся документальной информации о деятельности исследуемой организации выявляются организации-дебиторы, в отношении которых будет проводиться дальнейшая проверка. На основе полученных сведений проводится выборка сомнительных дебиторов с поквартальной разбивкой в отчетном году. Проведенный анализ позволит выявить ряд сомнительных организаций-должников, в отношении которых целесообразно проводить дальнейшие проверочные и экспертные мероприятия.
Если сумма такого рода дебиторской задолженности составит более 60% от общей суммы задолженности, то ревизору необходимо сделать вывод, о том, что организация-дебитор в отчетном периоде работала в режиме наибольшего благоприятствования, поскольку руководство организации-кредитора производило отпуск товарно-материальных ценностей без предварительной оплаты и при наличии просроченной дебиторской задолженности. На основании ведомости № 16
необходимо составить перечень покупателей - дебиторов
с просроченной задолженностью и сгруппировать их в порядок приоритетности получения от них оплаты (список должен составляться ежемесячно). Любые задержки платежа должны классифицироваться по времени: - менее одного месяца; - более одного месяца, но менее 2-х; - более 2-х, но менее 3-х месяцев; - более 3-х месяцев. В зависимости от сроков погашения различают нормальную (непросроченную) и просроченную дебиторскую задолженность. Нормальная дебиторская задолженность
- задолженность третьих лиц по обязательствам, сроки исполнения которых на момент составления бухгалтерской отчетности не наступили. Она учитывается в качестве задолженности, реальной к взысканию. Просроченная дебиторская задолженность
- задолженность по обязательствам, сроки исполнения которых на момент составления бухгалтерской отчетности наступили и нарушены дебиторами. Анализ дебиторской задолженности по датам ее возникновения проводится с целью выявления просроченных задолженностей, а также задолженностей по которым истек срок исковой давности (3 года). В случае отсутствия в договоре сроков исполнения обязательств за основу принимается разумный срок после возникновения обязательства. При этом разумным сроком может считаться срок нормального документооборота, но не более трех месяцев (приказ Минфина России от 10 марта 1999 г. N 19н). В учете такую задолженность целесообразно разделять на реальную к погашению задолженность и задолженность, взыскание которой нереально вследствие форс-мажорных обстоятельств, банкротства плательщика. Реальность или нереальность возврата задолженности дебиторами оценивает организация-кредитор с учетом конкретных обстоятельств по каждой задолженности отдельно.
Как правило, высокая дебиторская задолженность образуется в организациях, где отсутствует система контроля за возвратом долгов, поэтому необходимо установить критерии сомнительной (проблемной) задолженности и "давних" (возможно безнадежных) долгов.
Возвращение долгов необходимо планировать. Как правило, размеры планируемой дебиторской задолженности рассчитывают исходя из имеющегося опыта компании или среднестатистического показателя в определенном сегменте рынка. Приемлемой считается безнадежная задолженность в размере 2 - 10%, в зависимости от рисков бизнеса и процента рентабельности.
Поэтому основной задачей любой компании является не допустить безнадежной задолженности, сократить до минимума общие суммы проблемной задолженности. По истечении срока исковой давности дебиторская задолженность подлежит списанию. Общий срок исковой давности установлен ст. 196 ГК РФ и составляет 3 года. Для отдельных видов требований законом могут быть установлены специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком.
Срок исковой давности начинает исчисляться по окончании срока исполнения обязательств, если он определен, или с момента, когда у кредитора возникает право предъявить требование об исполнении обязательства.
Дебиторская задолженность по истечении срока исковой давности списывается на уменьшение прибыли или резерва сомнительных долгов. Списание задолженности оформляется приказом руководителя. Списанная дебиторская задолженность не считается аннулированной, она должна отражаться на забалансовом счете 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов" в течение 5 лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника. Задолженность, предназначенная к получению в виде денежных средств, существенно влияет на финансовое положение организации, величину денежных средств в составе оборотных средств, платежеспособность и размер прибыли. Данное свойство дебиторской задолженности часто используется для совершения противоправных действий, связанных с умышленным искажением финансового состояния и финансовых результатов. Подобное манипулирование дебиторской задолженностью в ряде представленных случаев используется в корыстных целях для совершения организациями экономических и налоговых преступлений.
При заключении договоров, контрактов необходимо провести ревизию на случай возможного проявления экономических и налоговых преступлений. Существуют основные способы манипулирования с дебиторской задолженностью:
I
.
Завладение имуществом собственника (организации-кредитора) путем умышленного введения в заблуждение (обмана) кредитора.
Еще совсем недавно одна из российских компаний без предварительной проверкизаключила контракт с иностранной компанией на продажу готовой продукции с последующей оплатой на сумму 400 тыс. долл. США. Продукция не была оплачена. В результате проведенного расследования было установлено, что заграничная фирма длительное время находилась в розыске иностранными налоговыми органами за непредставление отчетности и неуплату налогов с момента регистрации. Кроме того, было установлено, что интересы фирмы представляло лицо, не имеющее юридических полномочий. В процессе дальнейшего расследования были получены доказательства аналогичных действий и в других регионах России, в результате чего доверчивые российские экспортеры потеряли товар на сумму свыше 1 млн. долл. США.
II
. Использование невыполнения обязательств по погашению дебиторской задолженности организацией-кредитором для уклонения от уплаты налогов.
Схема действий правонарушителей при использовании данного способа состоит в том, что руководство организаций-контрагентов, связанных между собой постоянными и регулярными хозяйственными отношениями, при этом как правило, учетной политикой обеих организаций предусмотрено определение выручки от продажи продукции (товаров, работ, услуг) по факту оплаты в соответствии со ст. 167 НК РФ договариваются об осуществлении взаимных неплатежей по обязательствам в отношении друг друга с целью занижения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в части выручки от продажи продукции (товаров, работ, услуг). Наиболее эффективным методом выявления таких противоправных действий может являться анализ грузотранспортных операций, совершаемых в связи с куплей-продажей товарно-материальных ценностей, или выявление и подтверждение факта отсутствия таких операций.
Кроме того, с помощью фальсификации учетных и отчетных данных о состоянии и наличии дебиторской задолженности предприятия-экспортеры нередко представляют в налоговые органы сведения о совершенных лжеэкспортных операциях с целью сокрытия объекта налогообложения по налогу на добавленную стоимость.
III
. Использование искаженных данных об объеме и составе дебиторской задолженности для осуществления фиктивного банкротства.
Совершение такого вида экономических преступлений, как фиктивное банкротство (ст. 197 УК РФ), в ряде случаев связано с фальсификацией учетных данных и отчетных показателей, характеризующих финансовое состояние предприятия или организации, путем завышения фактической суммы дебиторской задолженности. Для достижения цели фиктивного банкротства используются подложные документы, "подтверждающие" наличие дебиторской задолженности: акты сверок взаимных расчетов, счета-фактуры, накладные, акты приемки выполненных работ.
IV
. Умышленное создание дебиторской задолженности с целью преднамеренного банкротства организации.
В таких случаях наличие дебиторской задолженности имеет реальную основу и сопровождается, как правило, подлинными оправдательными документами. С целью ухудшения финансового положения предприятия руководство умышленно осуществляет хозяйственные операции по продаже продукции (товаров, работ, услуг) без проведения контрольных действий за погашением дебиторской задолженности и предварительного анализа платежеспособности покупателей.
Данный вид экономических преступлений (ст. 196 УК РФ) получил наибольшее распространение среди хозяйствующих субъектов, имеющих организационно-правовую форму в виде акционерного общества. Это связано с тем, что лица, допущенные к руководству акционерными обществами, как правило, являются наемным персоналом и не имеют права собственности на имущество управляемой ими организации, но в то же время наделяются широкими полномочиями по оперативному управлению средствами и имуществом организации.
IV
.Хищение денежных средств или иного имущества за счет дебиторской задолженности путем предварительного сговора организации-кредитора с контрагентом.
При совершении противоправных действий названным способом контрагент, получив ТМЦ, не осуществляет расчеты с организацией-контрагентом, а производит расчет с должностным лицом этой организации, производящим отпуск имущества, путем передачи заранее оговоренной денежной суммы или иных средств от стоимости дебиторской задолженности.
В некоторых случаях руководители организации-кредитора для проведения одной или ряда псевдохозяйственных операций прибегают к созданию (учреждению) организации-контрагента. Регистрируют акционерное общество, в котором являются единственным учредителем и предают вновь созданному акционерному обществу продукцию «в счет погашения ранее образовавшейся задолженности» по ценам, существенно ниже рыночных. Как показал проведенный анализ практических материалов, во всех случаях, дебиторская задолженность, образовавшаяся в результате противоправных действий по истечении срока исковой давности списывается на финансовые результаты организации или путем действий, проведенных работником бухгалтерии, относится за счет имевшейся ранее просроченной к оплате кредиторской задолженности.
Задача
При проверке расчетов с подотчетными лицами ревизор изучил следующие документы:
- список лиц, имеющих право получать средства под отчет, в котором указана фамилия системного администратора А.Ю. Соколова, и срок 10 дней, на который выдаются подотчетные суммы;
- авансовый отчет от 25.07.08. от А.Ю. Соколова. К авансовому отчету приложены товарный чек на сумму 2900 руб., в котором указано «Канцелярские товары», и чек ККМ на сумму 2900 руб.;
- расходный кассовый ордер № 22 от 5.07.08 на имя А.Ю. Соколова на сумму 2900 руб. В графе «Основание» значится «Хозяйственные расходы»
- кассовый лист от 5.07.08., где зарегистрирован расходный кассовый ордер № 22 на сумму 2900 руб. В графе «номер корреспондирующего счета» указан счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
- журнал - ордер №7. В графе «Израсходовано из подотчетных сумм» сумма 2900 руб. отнесена в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы». По результатам проверки ревизор сделал вывод о невозможности определить производственную целесообразность расходов А.Ю. Соколова по авансовому отчету и установил факт использования средств в личных целях. В акте ревизии руководителю предложено взыскать 2900 руб. из заработанной платы А.Ю. Соколова. Руководитель принял решение о необходимости внесения А.Ю. Соловым суммы 2900 руб. в кассу организации. Что послужило основанием для вывода о непроизводственном характере расходов? Какие замечания по данной операции необходимо отразить в акте ревизии? Сделайте проводки по итогам ревизии.
Ревизор, при проверке операции и расчетов с подотчетными лицами, изучив
список лиц имеющих право получать средства под отчет, в котором указана фамилия системного администратора и срок 10 дней, на который выдаются подотчетные суммы, расходный кассовый ордер № 22 от 05.07.08 г., кассовый лист от 05.07.08 г.и авансовый отчет от 25.07.08 г., выявил
:
авансовый отчет был предоставлен с отставанием на 10 дней, что является грубым нарушением в связи с несоблюдением сроков предоставления отчета о полученных суммах, утвержденных руководителем организации и установленных на 10 дней. В связи со сложившейся ситуацией ревизор установил
факт использования средств в личных целях.
Так как в связи с несвоевременным возвращением сумм аванса, при предоставлении работником авансового отчета за пределами 3 рабочих дней (несоблюдением сроков предоставления отчета, утвержденных руководителем организации) в соответствии с
Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 23 сентября 1993 г. № 40 (в ред. письма ЦБ РФ от 26.02.96 N 247) в пункте 11 этого документа сказано, что сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок.
Подотчетные лица обязаны отчитаться по полученным авансам не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который им выдавались эти авансы. В случае несвоевременного возвращения удержание подотчетных сумм осуществляется из заработной платы в месячный срок. Следует подчеркнуть, что сделки, в которых подотчетное лицо выступает от своего имени, а прием денег за оказанные ему услуги или проданные товарно-материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются сделками между юридическими лицами. На практике встречаются случаи, когда работник организации закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти цели денежные средства. При этом налоговые органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц. Даже если сотрудник не отчитался в срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника они не являются и НДФЛ
не облагаются. (1. с.244). По результатам проверки ревизор также сделал вывод о невозможности определить производственную целесообразность расходов по авансовому отчету
т.к. обнаружил грубое нарушение в оправдательном документе, приложенном к авансовому отчету. В товарном чеке указано общее название приобретенных товаров: «Канцелярские товары», что категорически запрещается на основании положения Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"и в соответствии со
ст. 493 ГК РФ: приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической литературы) в организациях розничной торговли должно подтверждаться кассовым и товарным чеком, в котором указывается конкретный перечень номенклатуры (например: степлер, карандаши, бумага для принтера) с указанием количества и стоимости приобретенных организацией товаров.
При покупке, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.
В результате проверки операции и расчетов с подотчетными лицами ревизор выявил данные нарушения и отразил их в акте ревизии. Проводки по итогам ревизии:
Дт 71
«Расчеты с подотчетными лицами»Кт 50
«Касса» 2 900 руб. – выданы деньги в подотчет (РКО). Дт
26
«Общехозяйственные расходы» Кт 71
«Расчеты с подотчетными лицами» - израсходовано из подотчетных сумм 2900 руб. Дт 10
«Материалы» Кт 71
«Расчеты с подотчетными лицами» 2 900 руб. – на сумму приобретенных материалов. В
акте ревизии руководителю предложено взыскать 2900 руб. из заработанной платы А.Ю. Соколова.
Согласно ст. 137 Трудового кодекса РФ
(2. с. 217) работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника неизрасходованной и невозвращенной подотчетной суммы не позднее 1-го месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. При удержании из заработной платы работника невозвращенной подотчетной суммы следует руководствоваться положениями ст. 138 Трудового кодекса РФ
:
– общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику;
– при удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено 50% заработной платы. Исполнительными являются документы, составленные в соответствии с требованиями законодательства об исполнительном производстве. Поэтому если общая сумма удержаний из заработной платы работника по исполнительным документам и по приказу руководителя будет превышать 20%, то для того, чтобы удержать из заработной платы сумму ущерба, организации придется обратиться в суд. При положительном решении удержание будет производиться по решению суда, то есть по исполнительному документу.
Если списанная сумма будет удержана из заработной платы работника, то на основании соответствующего документа (заявления работника, приказа руководителя), бухгалтер делает проводки: Дт 70
«Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 94
«Недостачи и потери от порчи ценностей» 2 900 руб. – подотчетная сумма не возвращена работником в установленный срок 15.07.08 г.Дт 70
«Расчеты с персоналом по оплате труда»Кт 71
«Расчеты с подотчетными лицами»2 900 руб. – на сумму, удержанную из заработной платы работника.
Руководитель принял решение о необходимости внесения А.Ю. Соловым суммы 2900 руб. в кассу организации.
Дт 50
«Касса» Кт 71
«Расчеты с подотчетными лицами»2 900 руб.
Список используемой литературы
1.
Налоговый кодекс РФ (часть и вторая): По состоянию на 01.11.2009 - 609с.
2.
Трудовой кодекс РФ по состоянию на 20.11.2009 г. – Новосибирск: Сиб. унив. изд-во, 2009. – 528с.
3.
Бровкина Н.Д. контроль и ревизия: Учеб. пособие / Под ред. проф. М.В. Мельник. – М.: ИНФРА – М, 2007. – 346с. – (Высшее образование). – ISBN 978-5-16-003022-7
4.
Бычкова С.М., Карзаева Н.Н. Контроль и ревизия: ситуации, примеры, тесты: Учеб. пособие для вузов. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 1999 – 512 с.
5.
Карамаровский Л.М. Ревизия деятельности производственного предприятия. – М.: ЭКСМО-ПРЕСС,2009 – 456с.
6.
Макоев О.С.Контроль и ревизия: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям 060500 «Бухгалтерский учет, анализ и аудит».О.С. Макоев; под ред. В.И. Подольского.- М: ЮНИТИ-ДАНА, 2007 – 256с.
7.
Маренков Н.Л., Веселова Т.Н. Практика контроля и ревизии: учебное пособие, - М.: КНОРУС, 2008 – 506с.
8.
Мельник М.В., Пантелеев А.С., Звездин А.Л. Ревизия и контроль: Учебное пособие / Под ред. проф. М.В.Мельник. – М.: ИД ФБК – ПРЕСС, 2005. – 520 с. ISBN 5-88103-113-Х
9.
Федотова Е.С. Контроль и ревизия: Учебно-методический комплекс. – М.: экзамен, 2007- 468с.
10.
Хмельницкий В.А. Ревизия и аудит: учебный комплекс. – Минск: Книжный дом, 2008- 312с.
|