Реферат: Оперативное хранение документов
Название: Оперативное хранение документов Раздел: Промышленность, производство Тип: реферат | ||||||||||||||||||||||||||||||
Содержание 1. Оперативное хранение документов…………………………………………...2 2. Работа с входящими документами(составить схему). Укажите используемые реквизиты…………………………………………………………9 3.Список литературы…………………………………………………………….11 1. Оперативное хранение документов Все документы, образующиеся в деятельности организации, подлежат сохранности в течение установленных сроков. Сроки хранения определяются перечнями типовых документов с указанием сроков хранения, а также ведомственными перечнями, разрабатываемыми министерствами и другими органами управления для организаций своей системы. Формирование дела заканчивается после того, как в него подшиты последние документы за прошедший год. По окончании календарного года исполненные документы в делах должны быть подготовлены к передаче на хранение в архив, либо уничтожены. В процессе хранения документов в организации выделяется два этапа: оперативный и архивный. Под оперативным понимается хранение документов до передачи в архив организации. Архивному хранению подлежат документы, срок хранения которых превышает 10 лет. Существует два вида оперативного хранения документов: хранение в процессе их использования и хранение исполненных документов. Документы во время их исполнения находятся у исполнителей в специальных папках с надписями: «Срочно», «На исполнение», «На подпись»,»На отправку» и т.д. На папках также указывается фамилия, инициалы и телефон исполнителя. Работники организаций несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов и дел. В случае их утраты работник обязан немедленно доложить непосредственному руководителю и сообщить в службу документационного обеспечения управления (ДОУ).
На этапе оперативного хранения исполненные документы формируются в дела, которые заводятся в соответствии с номенклатурой дел организации. Дело представляет собой совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку (обычно папку-скоросшиватель). Оформления обложки дела, находящегося на оперативном хранении в Приложении 1. На этапе оперативного хранения дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, где к внутренней дверце прикрепляется номенклатура дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Порядок размещения дел на полках шкафа должен соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре. Для дел, содержащих особо ценные документы, а также документы ограниченного доступа, составляется внутренняя опись. Она постоянно дополняется, в нее вписывается каждый подшиваемый в дело документ. Внутренняя опись составляется в соответствии с «Основными правилами работы ведомственных архивов».
При возникновении потребности в каких-либо документах, уже подшитых в дело, они могут быть извлечены из него лицом, ответственным за формирование и хранение дел. В таких случаях на место отсутствующего документа в дело помещается лист-заместитель. При заверении делопроизводственного года выдача сотрудник отдельных документов из дела не допускается, но может быть выдано дело целиком во временное пользование. В этом случает заполняется карта-заместитель по образцу:
Карта-заместитель помещается на место выданного дела. Выдача дел сотрудникам разрешается на срок не более одного месяца, после истечения которого дело должно быть возвращено. Выдачу дел в другие организации может разрешить лишь руководитель на основании письменного запроса, по акту. С момента создания (получения) и до передачи в архив организации или уничтожения документы хранятся в структурных подразделениях. Наиболее распространенным является структурирование организации на следующие подразделения: 2. Работа с входящими документами. Укажите используемые реквизиты Входящие документы (т.е. вся корреспонденция, поступающая в организацию по почте, телеграфом, факсом и т.д.) должны пройти экспедиционную обработку (Приложение 2). Сотрудник экспедиции прежде все проверяет правильность доставки корреспонденции, ее сохранность. Вскрываются все конверты, кроме лично корреспонденции (с пометкой «лично»). Конверты уничтожаются, за исключением тех случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», а также если адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены только на конверте. Обработка документов должна осуществляться в день их поступления. Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Организация сама определяет перечень нерегистрируемых документов (поздравительные письма, каталоги и т.д.). На регистрируемых документах проставляется регистрационный штамп, содержащий название организации, дату поступления документов, его номер. Эти сведения оформляются арабским цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Если корреспонденция не вскрыта, то регистрационный штамп ставится на конверте. Регистрация необходима для учета, контроля и поиска документов. Для регистрации применяются журналы или карточки, которые включают следующие графы: индекс(номер документа); дата документа; автор; краткое содержание (заголовок); исполнитель; подпись исполнителя; срок исполнения; отметка об исполнении; номер дела. Затем письмо передается руководителю, который в свою очередь рассматривает документ и с резолюцией, отражающей его решение направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал. Руководству направляются документы из администрации президента, правительственных органов, вышестоящих управленческих организаций и т.д. Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, используемый при подготовке ответа). Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа. Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования. Среди реквизитов можно выделить те, которые служат для отражения этапов обработки документа или хода его исполнения. К этим реквизитам относятся:Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера контактного телефона и факса, номер счета в банке резолюция; отметка о контроле; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию; дата; индекс(№) документа; ссылка на индекс и дату входящего документа; подпись; печать. Список литературы 1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» № 1490ФЗ от 27.07.2006 г. 2. Постановление Правительства РФ «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи» № 221 от 15.04.2005 г. 3.«Перечень управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (в ред.решения Росархива от 27.10.2003 г.). 4.Васильева И.Н., Желнинский Г.С.Организация делопроизводства и персональный менеджмент: учебное пособие. 20е изд.– М.: Вузовский учебник, 2004. 5.Васильева И.Н., Галкина Л.А., Григорович Д.Б., Юртаев И.Ю. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: применение компьютерного тренинга. – М.: Вузовский учебник, 2009. 6.Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. - М., 1997. Приложении 1 Оформления обложки дела, находящегося на оперативном хранении ДЕЛО № ____ Том _____ ___________________ дата (крайние даты) На _________ листах Хранить _________ Приложение 2 Схема работы с входящими документами |