Опыт разработки и внедрения автоматизированных систем бюджетного управления. Разработка требований к системе

ТА. Година А.Е. Терехова

В современных условиях возрастает важность грамотного бюджетирования как инструмента контроля над издержками и увеличения эффективности производственных процессов компании. Важной составляющей системы бюджетирования любого предприятия является ее автоматизация, что обусловлено, в частности, сложностью современных финансовых моделей бюджетирования. На рынке существует достаточно много программных продуктов, позволяющих автоматизировать как финансовую деятельность предприятия в целом, так и процессы бюджетного управления отдельно. Например, такие программные продукты выпускает компания SAPAG [3]. Однако построение эффективной автоматизированной системы бюджетирования - это сложный процесс, требующий наличия высококвалифицированных специалистов, обладающих как соответствующими теоретическими знаниями, так и практическим опытом. В связи с этим представляется заслуживающим внимания ознакомление с положительным опытом построения автоматизированных систем бюджетного управления в крупных российских компаниях.

Бюджетирование - это, с одной стороны, процесс составления финансовых планов и смет, а с другой - управленческая технология, предназначенная для выработки и повышения финансовой обоснованности принимаемых управленческих решений [6, с. 25]. В целом бюджет предприятия является средством контроля и оценки его деятельности.

Обратим внимание, что подробное описание методологии процесса бюджетирования не входит в задачи настоящей статьи, краткая характеристика понятий «бюджет» и «бюджетирование» только определяет понятия, которыми будем оперировать далее. Наша цель - сформулировать типовые требования к автоматизированным системам бюджетного управления, обратив внимание на те характеристики, которые отличают их от других типов автоматизированных систем.

Стоит отметить, что информационные системы и соответственно требования к их разработке, различаются не только в зависимости от функционального назначения таких систем, но и от особенностей предприятий, для которых они разрабатываются. Одна из важных характеристик предприятия - его размер и наличие территориально распределенных подразделений/филиалов. Данная статья рассматривает автоматизированные системы бюджетного управления для крупных территориально распределенных компаний. Разработка и внедрение автоматизированных систем для таких компаний превращается в большой и сложный проект, который имеет свои проблемы и особенности [1; 5].

Сначала выделим ряд важных особенностей бюджетов, влияющих на параметры автоматизированной системы:

Временная определенность. Бюджет должен относиться к определенному периоду времени, а бюджетный период иметь временные границы (например, компании, у которых деятельность носит сезонный характер, началом бюджетного года считают начало сезона).

Периодичность составления. Бюджетный период должен иметь определенную продолжительность. Наиболее распространенным вариантом считается годичный бюджет с разбивкой по кварталам и месяцам.

Прогнозный характер. В основе бюджета лежат прогнозные значения будущих доходов и затрат. Определение прогнозных значений — сложный процесс, точность результатов которого проверяется только по прошествии прогнозного периода.

Многовариантность. Процесс бюджетирования требует рассмотрения нескольких вариантов развития рыночной и производственной ситуации.

Значимость информации. В бюджете не имеет смысла отражать все статьи расходов. В процессе планирования необходимо выделять только значимые статьи. Уровень значимости определяется каждой организацией самостоятельно.

Пригодность для принятия управленческих решений. В отличие от бухгалтерских форм отчетности, бюджет не имеет стандартной формы представления. Его форма и содержание зависят от потребностей и особенностей деятельности предприятия. При составлении бюджета необходимо учитывать то, что содержащаяся в системе бюджетирования информация должна быть пригодна для принятия управленческих решений.

Учет факторов внешней и внутренней бизнес-среды. При разработке бюджетов необходимо учитывать внешние факторы (цены, рыночную ситуацию, технологические ограничения) и внутренние факторы контроля самой организации (нормативы использования ресурсов, практику платежных отношений).

Учет бизнес-структуры организации. В больших организациях система бюджетирования имеет более сложную природу по сравнению с аналогичными системами на предприятиях среднего и малого размера. Организациям с разной структурой требуются различные системы бюджетного планирования. Каждая организация самостоятельно разрабатывает систему бюджетов, которая отвечает ее структуре и направлена на достижение соответствующих бизнес-целей.

Согласованность действий на разных уровнях организации. Для того чтобы бюджет был выполним, необходима согласованность действий всех участников этого процесса на всех уровнях.

В крупных организациях, имеющих сложную организационную структуру, помимо функционального разделения бюджетов, существует их организационное разделение. Для целей данной статьи будем рассматривать наиболее сложный вариант организационной структуры - территориально распределенную компанию, имеющую центральный офис и несколько территориально удаленных филиалов.

На уровне организации в целом составляется единый консолидированный бюджет, включающий бюджеты филиалов и/или территориально удаленных подразделений компании. Такой бюджет называется Сводным бюджетом компании, его формирование является основной функцией подразделений центрального уровня. Сводный бюджет - это консолидированный финансовый план, который разрабатывается на основе бюджетов нескольких видов бизнесов или структурных подразделений компании [6, с. 44].

В данном процессе могут быть задействованы различные подразделения, например, финансовое управление, управление планирования и бюджетирования, управление планирования и нормирования материально-технических ресурсов и др. Субъектами процесса бюджетного управления в этом случае выступают подразделения центрального уровня, они определяют бюджетные задания. Филиалы и/или территориально удаленные подразделения выступают в роли объектов, исполняющих эти задания.

Формирование бюджетов компании должно осуществляться в соответствии с каким-либо регламентирующим документом, например «Регламентом формирования и контроля исполнения сводных бюджетов подразделений». Формирование сводных бюджетов осуществляется на основе утвержденного руководителем компании Альбома бюджетных форм. Сводный бюджет должен составляться для каждого из филиалов и/или территориально удаленных подразделений компании и консолидироваться по компании в целом. Бюджетирование обычно ведется по следующим периодам: год, квартал, месяц. Для филиала по каждому из указанных периодов могут заполняться следующие категории данных: плановые показатели, фактические показатели, корректировка плановых показателей.

Анализ показывает, что многие крупные компании до сих пор не имеют единой автоматизированной системы бюджетного управления, бюджетирование чаще всего ведется в MS Excel. Перечислим стандартные для всех компаний недостатки подобного подхода:

отсутствие централизованного хранилища требует частого копирования данных между рабочими книгами и листами для обеспечения всех необходимых расчетов, что приводит к содержанию избыточных данных и смысловой перегрузке форматов ввода;

противоречивость и несогласованность в структуре форм ввода/вывода, а также невозможность оперативного обращения к актуальной информации в связи с отсутствием централизованного управления нормативно-справочной информацией;

высокая трудоемкость задачи построения новых отчетов;

проблема консолидации данных, так как данные хранятся в разных рабочих книгах;

затруднена параллельная обработка данных. Для такой обработки необходимо разнесение данных по разным книгам и настройка функциональности получения сводной таблицы (прописывание ссылок на разные книги);

бизнес-логика по расчету данных и внутреннему контролю преимущественно реализована в виде формул MS Excel, которые могут быть повреждены в результате неосторожных действий пользователей системы. Это снижает надежность системы и требует дополнительных контрольных расчетов;

отсутствует функциональность разграничения прав доступа на утверждение, ввод и просмотр данных;

отсутствует функциональность хранения исторических данных (данные за предыдущие периоды). Вся информация за периоды хранится в Excel-книгах, то есть не существует возможности автоматизированного поиска, выбора и анализа этих данных. Кроме того, с течением времени сильно увеличивается объем хранимых данных, что требует расширения физического пространства хранения;

система не позволяет заблокировать готовые данные от редактирования, тем самым снижая их надежность и достоверность;

отсутствует функциональность автоматической загрузки фактических данных из имеющихся в компании автоматизированных транзакционных систем. Пользователи вводят фактические данные вручную, что приводит к несогласованности данных и ошибкам;

высокая трудоемкость процесса поддержки системы.

Анализируя приведенные недостатки, можно прийти к выводу о целесообразности создания в компании единой автоматизированной системы бюджетного управления, построенной на основе единого хранилища бюджетной информации [3].

Преимущества использования единого хранилища данных:

быстрый доступ из одной точки ко всей релевантной информации независимо от ее источника;

ориентированность на все предприятие в целом;

хранение исторических данных;

на основе хранимых данных могут быть построены аналитические отчеты любого уровня сложности.

Сложность процессов бюджетного управления (большое количеством участников, разветвленная организационная структура и т.п.) также требует поддержки со стороны единой автоматизированной системы (АСБУ). Основными типовыми производственно-экономическими целями создания такой системы являются:

сокращение времени принятия управленческих решений в процессе бюджетного управления;

освобождение от ручного выполнения рутинной работы специалистов всех уровней, участвующих в процессах бюджетного управления;

повышение оперативности, достоверности и полноты аналитической информации, необходимой руководителям и специалистам любого уровня, участвующим в процессах бюджетного управления.

Опыт разработки ряда систем АСБУ в крупных территориально-распределенных компаниях позволяет авторам сформулировать основные типовые требования к автоматизированной системе бюджетного управления в соответствии со структурой ГОСТа 34.602-89 «Техническое задание на создание автоматизированной системы».

Требования к структуре и функционированию системы

Автоматизированная система бюджетного управления должна представлять собой программный комплекс, обеспечивающий сбор и консолидацию плановых данных бюджетного управления с уровня территориально удаленных подразделений/филиалов на уровень центрального аппарата, ручной ввод или загрузку из существующих транзакционных систем фактических данных исполнения бюджетов, а также подготовку требуемой отчетности.

Система должна отвечать следующим требованиям:

предоставлять инструментарий для ввода, корректировки и управления перечнем нормативно-справочной информации;

обеспечивать хранение значений бюджетных показателей;

обеспечивать формирование расчетных показателей Альбома бюджетных форм на основании вводимых показателей;

обеспечивать формирование сводных бюджетов филиалов и компании в целом на основании значений бюджетных показателей;

обеспечивать возможность интеграции с другими существующими в компании автоматизированными системами для загрузки плановых и фактических данных;

обеспечивать четкое определение шагов, выполняемых пользователями при формировании Альбома бюджетных форм;

предоставлять возможность разграничения полномочий пользователей в соответствии с выполняемыми обязанностями;

в рамках системы должен быть реализован бизнес-процесс бюджетного управления. Настройки бизнес-процесса должны позволять четко регламентировать последовательность действий пользователей при формировании сводных бюджетов филиалов и компании в целом. Последовательность действий должна быть реализована как набор шагов, которые необходимо выполнить пользователям во время формирования сводных бюджетов;

после прохождения каждого шага пользователю должна предоставляться возможность устанавливать соответствующий этому шагу статус;

в системе должна быть настроена концепция рабочих статусов данных. Концепция рабочих статусов данных должна информировать пользователей о текущем состоянии обработки данных и обеспечивать возможность блокирования срезов данных после ввода. Использование рабочих статусов вносит дополнительный контроль ввода и корректировки данных, повышает надежность системы и предотвращает изменение согласованных данных.

В состав автоматизированной системы бюджетного управления обычно включают следующие подсистемы.

Подсистема управления нормативно-справочной информацией (НСИ), обеспечивающая как минимум следующий перечень нормативно-справочной информации: справочник подразделений/филиалов с возможностью введения иерархической принадлежности структур, справочник статей сводных бюджетов, справочник бюджетных форм, справочник отчетных периодов. Подсистема должна предоставлять центральное хранилище нормативно-справочной информации и содержать единый набор нормативно-справочной информации для всех пользователей системы. Основные функции данной подсистемы: ввод и изменение нормативно-справочной информации, поддержка иерархической структуры содержимого справочников, добавление новых справочников и новых свойств в имеющиеся справочники. Доступ пользователей к подсистеме управления НСИ должен ограничиваться в соответствии с их полномочиями. Подсистема должна поддерживать как ручной ввод данных, так и их загрузку из других, существующих в организации автоматизированных систем.

Подсистема формирования плановых бюджетов, включающая функциональность ручного ввода и/или загрузки из других существующих в компании автоматизированных систем значений плановых показателей и обеспечивающая возможность их корректировки; функциональность логического контроля вводимых плановых данных; функциональность автоматического расчета вычисляемых показателей на основе данных, предоставляемых филиалами и подразделениями; функциональность консолидации введенных показателей по периодам; функциональность автоматического формирования и просмотра сводных бюджетов, функциональность формирования выходных форм установленного формата. В качестве форм ввода и корректировки должны быть использованы формы, утвержденные соответствующими нормативными и иными регулирующими документами.

Подсистема формирования фактических показателей исполнения бюджетов, включающая функциональность ручного ввода и/или автоматической регулярной загрузки данных фактического исполнения бюджетов из существующих в компании транзакционных систем.

Требования к численности и квалификации пользователей

Пользователями автоматизированной системы бюджетного управления являются работники подразделений - объектов автоматизации проекта системы. Численность персонала (пользователей системы) определяется штатным расписанием этих подразделений. Обязанности персонала определяются должностными инструкциями и возложенными должностными обязанностями.

Требования к надежности

Надежность комплекса аппаратно-программных средств системы АСБУ должна соответствовать требованиям ГОСТа 27.002-89.

В целом надежность комплекса аппаратных средств системы АСБУ характеризуется следующими параметрами:

время непрерывной работы до сбоя;

время непрерывной работы до проведения профилактических мероприятий;

время, необходимое на восстановление работоспособности после сбоя;

время, необходимое на проведение профилактических мероприятий;

суммарное время простоя системы за год.

Требования по безопасности

Для обеспечения безопасности пользователей Системы, изделия, используемые в программно-аппаратном комплексе должны соответствовать требованиям СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03.

В системе должна быть настроена возможность разделения полномочий пользователей и ограничения выполнения пользователями системы следующих функций:

ввод данных (как вообще, так и разделение по срезам данных);

корректировка данных (как вообще, так и разделение по срезам данных);

ввод комментариев в системе (как вообще, так и разделение по срезам данных);

установка рабочих статусов (как вообще, так и разделение по категориям пользователей).

Требования к производительности системы

Система должна обеспечивать бесперебойную параллельную работу для всех пользователей системы; настроена и сконфигурирована таким образом, чтобы обеспечить своевременное формирование отчетов, проведение необходимых расчетов и консолидации данных; обеспечивать возможность масштабирования производительности и требуемой функциональности.

Требования по эргономике и технической эстетике

Графический интерфейс пользователя системы АСБУ должен быть построен на основе следующих принципов (в рамках отдельных подсистем):

единство базовых текстовых, цветовых и графических обозначений;

однотипный интерфейс навигации по экранным формам;

наглядная интерпретация, облегчающая последующее принятие решения;

обеспечение многооконного режима.

Требования к эксплуатации, техническому обслуживанию, ремонту и хранению компонентов системы

Требования к эксплуатации, техническому обслуживанию, ремонту и хранению компонентов системы обычно определяются действующими регламентами организаций или подразделений, отвечающих за ее эксплуатацию.

Требования по сохранности информации при авариях

В системе должны быть предусмотрены средства по сохранности информации при авариях, в частности, в части данных, передаваемых между различными компонентами системы, а также между разрабатываемой системой и другими системами.

Аварийными ситуациями, при которых должна быть обеспечена сохранность информации, являются:

отказы (сбои) в аппаратном обеспечении, включая отключение электропитания и выход из строя сетей передачи данных;

отказы (сбои) в системном программном обеспечении;

отказы (сбои) в обслуживающем программном обеспечении;

отказы (сбои) в прикладном программном обеспечении.

Требования по стандартизации и унификации

Все выполняемые в информационном пространстве организации функции и процедуры, а также функциональное наполнение пользовательских и администраторских меню подлежат обязательной унификации и стандартизации с целью упрощения создания однотипных рабочих мест на разнесенных по территориально удаленным филиалам/подразделениям объектах автоматизации с учетом специфики должностных обязанностей пользователей.

Требования к организационному обеспечению

Необходимо разработать нормативную документацию для подразделений - объектов автоматизации. Типовой перечень документации, сформулированный на основе опыта авторов по разработке и внедрению подобных систем: «Концептуальный проект», «Операционные инструкции пользователя и администратора», «Описание настроек», «Описание бизнес-ролей», «Программа и методика приемо-сдаточных испытаний», «Программа опытной эксплуатации», «План обучения конечных пользователей (входит в программу опытной эксплуатации)», «Учебные материалы для обучения конечных пользователей».

Требования к методологическому обеспечению

Разработка системы осуществляется в соответствии с методологией бюджетирования, утвержденной организацией в установленном порядке, в частности, как сказано выше, Регламента формирования и контроля исполнения сводных бюджетов подразделений и Альбома бюджетных форм. Система должна создаваться с использованием современных методологических, аппаратных и программных решений, позволяющих в дальнейшем ее развивать и модернизировать с учетом изменений функциональных требований.

Дополнительные требования

Для обеспечения процесса обучения пользователей должны быть созданы: учебная среда, демонстрационные примеры, программа обучения пользователей. Стоит отметить, что процесс подготовки пользователей ИТ-системы является важным этапом любого ИТ-проекта. При разработке программ обучения пользователей, по мнению авторов, целесообразно использовать так называемый деятельностный метод [2; 4], который в настоящее время активно используется вузами при подготовке ИТ-специалистов. Все бизнес-процессы, реализованные в АСБУ, должны быть обеспечены пользовательскими инструкциями.

Изложенные в статье типовые требования к автоматизированным системам бюджетного управления не претендуют на абсолютно верное теоретическое изложение. Авторы преследовали цель предложить читателю простой и понятный практический путь формализации требований к разработке сложной информационной системы для обеспечения эффективной и нацеленной на результат работы проектной команды. Предлагаемый подход доказал свою целесообразность и практическую полезность на ряде успешно осуществленных ИТ-проектах создания АСБУ.

Список литературы

Блинникова А.В. Теория и искусство управления: монография / А.В. Блинникова, А.М. Лялин. - М.: ГУУ, 2009. - С. 503.

Васильева Е.В., Терехова А.Е. ИТ-компетенции выпускника направления «Менеджмент» в соответствии с актуальными запросами рынка труда // Вестник Университета (Государственный университет управления). - 2013. - № 14. - С. 248-252.

Година Т.А., Терехова А.Е. Современные информационные системы управления финансовой деятельностью предприятия // Промышленные АСУ и контроллеры. - 2005. - № 9. - С. 22-25.

Година Т.А., Терехова А.Е. Реализация деятельного проекта обучения в вузе с участием бизнес-сообщества // Вестник Университета (Государственный университет управления). - 2013. - № 3. - С. 24-31.

Терехова А.Е., Верба Н.Ю. Проблемы управления большими и сложными проектами // Вестник Университета (Государственный университет управления). - 2013. - № 2. - С. 161-165.

Хруцкий В.Е. Внутрифирменное бюджетирование / В.Е. Хруцкий, В.В. Гамаюнов. - М.: Финансы и статистика, 2006.