1 Организация хранения образов документов в электронном архиве документов
Электронные архивы являются современным решением для повышения эффективности работы с корпоративными информационными ресурсами, в частности управленческой, финансовой, научнотехнической и проектно конструкторской документацией. Эти документы очень часто не структурированы, хранятся в разных базах данных и на компьютерах отдельных пользователей. Часть документов являются электронными, а часть – и обычно очень значительная – существует только в бумажном виде.
Термин «электронный архив» неоднозначен. Под «электронным архивом» сегодня понимают:
- систему оперативного хранения электронных копий документов, сопровождающих бумажные оригиналы;
- систему оперативного хранения документов и информационных ресурсов, изначально созданных в электронном виде;
- комплекс электронных копий (сканов) бумажных архивных документов;
- архив организации (ведомственный архив), способный хранить, в том числе, и документы в электронном виде;
- специализированный архив организации или государственный архив для хранения электронных документов[1].
Только последние два значения полностью соответствуют профессиональному пониманию архива, поскольку предполагают процедуру перемещения документов, их экспорт из систем оперативного хранения и импорт в архивную систему.
Корпоративный электронный архив представляет собой сложное программно аппаратное решение, обеспечивающее в общем случае реализацию следующих функций[2]:
- сканирование оригиналов и распознавание содержания документов
- архивирование и хранение документов в электронном виде
- атрибутирование электронного образа документа для четкого связывания с оригиналом в бумажном архиве
- удобные средства поиска документов как по атрибутам, так и по содержанию
- разграничение прав доступа к электронным документам
- интеграция архива с ключевыми корпоративными информационными системами: системой электронного документооборота, финансово-учетными системами, специализированными системами, например системами автоматизированного проектирования, и т.п.
- привязка графических образов документов к записям учетной системы
- интеграция со средствами криптозащиты информации для поддержки юридической значимости электронных документов
- поддержка технологий работы с архивом бумажных документов – ведение номенклатуры дел, прием документов в архив, выдача на руки, экспертиза ценности и т.п.
Основой законодательного регулирования правоотношений в сфере электронных документов в Российской Федерации являются Федеральные законы «Об электронной цифровой подписи»[3] и «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»[4].
Согласно Федеральному закону «Об электронной цифровой подписи» электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
[1] Носевич В. Терминология и понятийный аппарат [Электронный ресурс] — Режим доступа: http://land-reform.com/upload/92ed6d9a90c8d1430ad55b8ab775ddc5.pdf, свободный. — (Дата обращения — 14.05.2012)
[2] Корпоративные электронные архивы (КЭА) / Информационные технологии в экономике и управлении [Электронный ресурс] — (Дата обращения — 14.05.2012)
[3] Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 01.07.2011) «Об электронной подписи» // Собрание законодательства РФ, 11.04.2011, N 15, ст. 2036.
[4] Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства РФ, 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448.