Процесс управления документами
Процесс управления документами — это система, в которой документы организованы и хранятся для дальнейшего использования. Этот процесс может быть рудиментарным, например, когда кто-то кладет квитанции в обувную коробку практически без организации. Процесс также может быть очень сложным, например, когда корпорация разработала сложный набор сканеров для сбора, организации и размещения информации, извлеченной из предварительно разработанных форм, […]
Хранение документов в электронных архивах — страница 19-20
К недостаткам электронных архивов можно отнести: существенные затраты на внедрение и последующую поддержку электронных архивов (стоимость устройств, программного обеспечения, других затрат на внедрение и сопровождение). При создании отдельной группы сканирования возникнут также затраты на помещения и оборудование рабочих мест сотрудников группы сканирования; неочевидность на момент внедрения экономических выгод от внедрения электронных архивов. Специфика работы электронных […]
Хранение документов в электронных архивах — страница 17-18
Кроме того, обработка документов с использованием новой технологии в организации работы с документами значительно упрощает изготовление копий документов для их предоставления по запросам заинтересованных лиц. В данном случае подготовка документов сводится к распечатке их электронных копий без обращения к делу на бумажном носителе и дальнейшего копирования необходимого документа. При этом повышается качество предоставляемой копии документа. […]
Хранение документов в электронных архивах — страница 15-16
1 Организационные и технические аспекты хранения документов в электронном архиве На организационный аспект электронных архивов оказывают влияние организационная структура предприятия, удаленность подразделений, разграничение функций по вводу хозяйственных операций в информационные системы, уровень централизации бухгалтерского учета. Если организация имеет большой документооборот, создается специальное подразделение — группа сканирования, то есть сотрудников, в чьи обязанности входит исключительно обеспечивать […]
Хранение документов в электронных архивах — страница 13-14
Встает вопрос: могут ли электронные документы полностью заменить бумажные, можем ли мы обеспечить долговременное хранение электронных документов, их передачу на постоянное хранение в государственные архивы, сможем ли и спустя 100 — 200 лет обращаться к архивам электронных документов так же, как сегодня мы обращаемся к бумажным архивам?[1] Рассмотрим основные проблемы, связанные с долговременным хранением электронных […]
Хранение документов в электронных архивах — страница 11-12
У электронных документов, как и у любой технологии, есть свои недостатки, которые приходится принимать во внимание: быстрое моральное устаревание технологий, что заставляет организации постоянно совершенствовать используемые методы работы, регулярно перемещать документы и информацию из одних систем в другие, проводить их миграцию с устаревших носителей и форматов на новые; короткий срок службы носителей информации и их […]
Хранение документов в электронных архивах — страница 9-10
Повышение эффективности работы с документами — одна из основных задач, поставленных государством в концептуальных документах по созданию и развитию электронного правительства. Так, в документе «Изменения, которые вносятся в федеральную целевую программу «Электронная Россия (2002 — 2010 гг.)», утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 09.06.2010 N 403, задача сформулирована следующим образом: «Пункт 11 …уменьшение административной нагрузки […]
Хранение документов в электронных архивах — страница 7-8
Электронный архив позволяет организовать централизованное хранилище высокой степени надежности, обеспечивает пользователям оперативный доступ к копиям документов. В едином хранилище можно собрать все документы, проходящие через бухгалтерии как головного офиса, так и его филиалов. Электронный архив избавляет от неоправданного расхода трудовых ресурсов: вся информация в нем четко структурирована, поиск нужного документа занимает минимальное время. Найти необходимые […]
Хранение документов в электронных архивах — страница 5-6
При этом статья 2 Федерального закона с 1 января 2011 г. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» дополнена понятием «электронный документ». Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или […]
Хранение документов в электронных архивах — страница 3-4
1 Организация хранения образов документов в электронном архиве документов Электронные архивы являются современным решением для повышения эффективности работы с корпоративными информационными ресурсами, в частности управленческой, финансовой, научнотехнической и проектно конструкторской документацией. Эти документы очень часто не структурированы, хранятся в разных базах данных и на компьютерах отдельных пользователей. Часть документов являются электронными, а часть – и […]