1.    Создание структуры таблиц и заполнение их данными

1.1. Таблица «Подразделения»

В таблице Подразделения хранятся данные об имеющихся подразделения предприятия.

Таблица Подразделения состоит из 2-х полей следующих типом:

В таблице Подразделения поле КодПодразделение является ключевым.

1.2. Таблица «Виды затрат»

В таблице Виды затрат перечислены виды затрат предприятия.

Таблица Виды затрат включает 2 поля следующих типом:

Поле КодВидаЗатрат является ключевым.

1.3. Таблица «Журнал операций»

Таблица Журнал операций хранит сведения о проведенных хозяйственных операциях предприятия.

Таблица Журнал операций имеет 7 полей

Поле Код - ключевое.

1.4. Таблица «План 1кв2003»

Таблица План 1кв2003 содержит сведения о запланированных затратах на 1 квартал 2003 г.

Таблица План 1кв2003 включает 3 поля

В этой таблице ключевое поле не задано.

2. Схема связей между таблицами

В базе данных установлены следующие связи между таблицами типа «один-ко-многим»:

При создании каждой связи устанавливались параметры: Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаления связанных записей.

3. Содержимое таблиц

Таблицы в базе данных содержат следующие записи:

4. Создание запросов

4.1. Список операций по учету амортизации основных средств

В бланк Конструктора запроса переместим поля Дебет, Кредит и Сумма из таблицы Журнал операций, а также поле НаименованиеВидаЗатрат из таблицы ВидыЗатрат.

Зададим условие отбора «Амортизация» для поля НаименованиеВидаЗатрат.

После этого в режиме Конструктора запрос примет вид:

Или при просмотре в режиме SQL:

SELECT [Журнал  операций].Код, [Журнал  операций].Дата, [Журнал  операций].Дебет, [Журнал  операций].Кредит, [Журнал  операций].Сумма, Подразделения.Подразделение, ВидыЗатрат.НаименованиеВидаЗатрат

FROM ВидыЗатрат INNER JOIN (Подразделения INNER JOIN [Журнал  операций] ON Подразделения.КодПодразделения = [Журнал  операций].КодПодразделения) ON ВидыЗатрат.КодВидаЗатрат = [Журнал  операций].КодВидаЗатрат

WHERE (((ВидыЗатрат.НаименованиеВидаЗатрат)="Амортизация"));

Запрос выдаст следующие данные об операциях по амортизации:

4.2. Суммы затрат в разрезе балансовых счетов за февраль 2003 г.

Первоначально создадим простой запрос, в который добавим поля Дата и Сумма из таблицы Журнал операций, поле Подразделение из таблицы Подразделения и поле НаименованиеВидаЗатрат из таблицы ВидыЗатрат.

Для поля Дата зададим условие отбора Between #01.02.2003# And #28.02.2003#, которое позволит отобрать только операции, проводимые в феврале 2003 года.

После этого в режиме Конструктора запрос примет вид:

Или на SQL:

SELECT [Журнал  операций].Дата, [Журнал  операций].Сумма, Подразделения.Подразделение, ВидыЗатрат.НаименованиеВидаЗатрат

FROM Подразделения INNER JOIN (ВидыЗатрат INNER JOIN [Журнал  операций] ON ВидыЗатрат.КодВидаЗатрат = [Журнал  операций].КодВидаЗатрат) ON Подразделения.КодПодразделения = [Журнал  операций].КодПодразделения

WHERE ((([Журнал  операций].Дата) Between #2/1/2003# And #2/28/2003#));

По запросу получим:

Теперь на основании только что созданного простого запроса создадим перекрестный запрос.

Для этого перейдем на вкладку Запросы главного окна базы данных. Нажмем кнопку Создать и выберем пункт Перекрестный.

На первом шаге мастера в качестве источника данных для перекрестного запроса выберем созданный простой запрос.

На втором шаге зададим для Заголовков строк поле НаименованиеВидаЗатрат, а для Заголовков столбцов – Подразделение.

Зададим вычисление функции Сумма для поля Сумма.

В результате созданный перекрестный запрос в режиме Конструктора примет вид:

Или на SQL:

TRANSFORM Sum([Затраты за февраль 2003 г].Сумма) AS [Sum-Сумма]

SELECT [Затраты за февраль 2003 г].НаименованиеВидаЗатрат, Sum([Затраты за февраль 2003 г].Сумма) AS [Итоговое значение Сумма]

FROM [Затраты за февраль 2003 г]

GROUP BY [Затраты за февраль 2003 г].НаименованиеВидаЗатрат

PIVOT [Затраты за февраль 2003 г].Подразделение;

По запросу получим суммы затрат в разрезе балансовых счетов:

4.3. Расчет плановой и фактической сумм затрат на оплату труда сотрудникам швейного цеха

В Конструктор запроса перенесем поле НаименованиеВидаЗатрат из таблицы ВидыЗатрат, поле Подразделение из таблицы Подразделения, поле ПлановыеЗатраты из таблицы План 1кв2003, поля Дата и Сумма из таблицы Журнал операций.

Зададим условия отбора «Затраты на оплату труда» для поля НаименованиеВидаЗатрат и «Швейный цех» для поля Подразделение.

В результате в режиме Конструктора получим:

Или в режиме SQL:

SELECT ВидыЗатрат.НаименованиеВидаЗатрат, Подразделения.Подразделение, [План 1кв2003].ПлановыеЗатраты, [Журнал  операций].Дата, [Журнал  операций].Сумма

FROM Подразделения INNER JOIN ((ВидыЗатрат INNER JOIN [План 1кв2003] ON ВидыЗатрат.КодВидаЗатрат = [План 1кв2003].КодВидаЗатрат) INNER JOIN [Журнал  операций] ON ВидыЗатрат.КодВидаЗатрат = [Журнал  операций].КодВидаЗатрат) ON (Подразделения.КодПодразделения = [План 1кв2003].КодПодразделения) AND (Подразделения.КодПодразделения = [Журнал  операций].КодПодразделения)

WHERE (((ВидыЗатрат.НаименованиеВидаЗатрат)="Затраты на оплату труда") AND ((Подразделения.Подразделение)="Швейный цех"));

Запрос выдаст:

Теперь на основании этого простого запроса выполним создание другого простого запроса при помощи Мастера.

Для этого перейдем на вкладку Запросы окна базы данных, нажмем кнопку Создать и выберем пункт Простой запрос.

Для источника данных создаваемого запроса выберем все поля из  созданного выше запроса.

Выберем Создание итогового запроса и нажмем кнопку Итоги.

В открывшемся окне зададим функцию Sum для полей ПлановыеЗатраты и Сумма:

Зададим Интервал группировки дат: по годам:

В результате полученный запрос на SQL будет записан так:

SELECT DISTINCTROW [Плановые и фактические затраты].НаименованиеВидаЗатрат, [Плановые и фактические затраты].Подразделение, Format$([Плановые и фактические затраты].[Дата],'yyyy') AS [Дата по годам], Sum([Плановые и фактические затраты].ПлановыеЗатраты) AS [Sum - ПлановыеЗатраты], Sum([Плановые и фактические затраты].Сумма) AS [Sum - Сумма]

FROM [Плановые и фактические затраты]

GROUP BY [Плановые и фактические затраты].НаименованиеВидаЗатрат, [Плановые и фактические затраты].Подразделение, Format$([Плановые и фактические затраты].[Дата],'yyyy'), Year([Плановые и фактические затраты].[Дата]);

Запрос выдаст результат:

4.2. Динамика затрат подразделения Бухгалтерия по месяцам

Первоначально создадим простой запрос при помощи Конструктора.

Возьмем поле Подразделение из таблицы Подразделения, поле НаименованиеВидаЗатрат из таблицы ВидыЗатрат, поля Дата и Сумма из таблицы Журнал операций.

Для поля Подразделение зададим условие отбора «Бухгалтерия».

В Конструкторе запрос примет вид:

Или на SQL:

SELECT Подразделения.Подразделение, ВидыЗатрат.НаименованиеВидаЗатрат, [Журнал  операций].Дата, [Журнал  операций].Сумма

FROM Подразделения INNER JOIN (ВидыЗатрат INNER JOIN [Журнал  операций] ON ВидыЗатрат.КодВидаЗатрат = [Журнал  операций].КодВидаЗатрат) ON Подразделения.КодПодразделения = [Журнал  операций].КодПодразделения

WHERE (((Подразделения.Подразделение)="Бухгалтерия"));

Запрос выдаст результат:

Далее на основании этого простого запроса создадим перекрестный запрос.

Для заголовков строк выберем поле НаименованиеВидаЗатрат, а для заголовков столбцов – Дата.

Интервал группировки зададим Месяц.

Для поля Сумма зададим функцию Сумма.

В Конструкторе запрос имеет вид:

Или на SQL:

TRANSFORM Sum([Затраты бухгалтерии].Сумма) AS [Sum-Сумма]

SELECT [Затраты бухгалтерии].НаименованиеВидаЗатрат, Sum([Затраты бухгалтерии].Сумма) AS [Итоговое значение Сумма]

FROM [Затраты бухгалтерии]

GROUP BY [Затраты бухгалтерии].НаименованиеВидаЗатрат

PIVOT Format([Дата],"mmm") In ("янв","фев","мар","апр","май","июн","июл","авг","сен","окт","ноя","дек");

Запрос выдаст результат о затратах бухгалтерии по месяцам:

Используемая литература

1.     Грэм Малкольм. Программирование для Microsoft SQL SERVER 2000 с использованием XML. Пер. с англ. – М.

2.     Гофман В.Э., Хомоненко А.Д. Работа с базами данных в Delphi. – СПб,: БХВ-Петербург, 2001. – 656 с.: ил.

3.     Левин А. Самоучитель работы на компьютере. Москва, издательство «Нолидж», 1999 – 624 с.

4.     Козырев А.А. Самоучитель работы на персональном компьютере. Учебное пособие. Изд. 2-е, переработанное и дополненное. СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2000 – 304 с.

5.     Вейскас Дж. Эффективная работа: Microsoft Office Access 2003. Издательский дом  «Питер», 2005. – 1168 с.

6.     Хэлворсон М., Янг М. Эффективная работа: Office XP. Издательский дом «Питер», 2004. – 1072