Проектное финансирование является одним из инструментов финансового менеджмента организации. В долгосрочном финансовом управлении прежде всего учитываются факторы риска и неопределенности. Одной из основных целей финансового менеджмента является определение приоритетов и поиск компромиссов для оптимального выбора инвестиционных проектов и источников их финансирования[1].

Реализация стратегических решений, направленных на обеспечение успешного функционирования предприятия в будущем, требует от финансовых менеджеров практического опыта и навыков в использовании современных методов анализа и механизмов реализации инвестиционных проектов, реализуемых на принципах проектного финансирования.

В основе реализации инвестиционного проекта лежит составление сетевого графика и его реализация. Сетевой график инвестиционного проекта — это инструмент, используемый для планирования, составления расписания и мониторинга хода выполнения проекта[2]. Сетевой план разрабатывается на основе информации, собранной для структуризации работ, и представляет графическую схему последовательности плана работ по инвестиционному проекту, а также является наглядной графической формой представления последовательности операций проекта.

Финансовый менеджмент как экономический орган управления хозяйствующего субъекта представляет собой часть аппарата управления, часть руководства этим хозяйствующим субъектом. На крупных предприятиях в акционерных обществах таким аппаратом управления может быть финансовая дирекция во главе с финансовым директором или главным финансовым менеджером. Финансовая дирекция является одной из центральных служб аппарата управления, создаваемых правлением или дирекцией хозяйствующего субъекта. Финансовая дирекция состоит из различных подразделений, например финансового отдела, планово-экономического отдела, бухгалтерии, лаборатории (бюро, сектор) экономического анализа, отдела (сектор) внутрихозяйственного подряда, отдела валютных операций и др. Дирекция и каждое ее подразделение функционируют на основе Положения о финансовой дирекции или подразделении, которое включает в себя общие моменты ее организации, задачи, структуру, функции, взаимоотношения с другими подразделениями (дирекциями) и службами хозяйствующего субъекта, права и ответственность дирекции.

Финансовая дирекция и ее подразделения выполняют следующие основные функции: обеспечивают финансовую деятельность (использование финансовых ресурсов, получение прибыли и т.п.) хозяйствующего субъекта и его подразделений[3].

Финансовый менеджер должен знать теорию финансов, кредита и финансового менеджмента, бухгалтерский учет, действующее законодательство Российской Федерации в области финансовой, кредитной, банковской, биржевой и валютной деятельности, порядок совершения операций на финансовом рынке (рынке капитала, рынке кредитных ресурсов, рынке ценных бумаг, валютном рынке), основы экономики хозяйствующего субъекта, внешнеэкономической деятельности, налогообложения, методику и методологию экономического анализа. Особо важно для финансового менеджера уметь читать бухгалтерский баланс, так как бухгалтерский баланс является конкретным отчетным документом, характеризующим использование финансовых средств хозяйствующего субъекта, поэтому знание техники составления и финансового анализа его показателей чрезвычайно важно.

Финансовый менеджер должен уметь разбираться в финансовой информации (отечественной и зарубежной), анализировать результаты финансовой деятельности и эффективность мероприятий по вложению капитала, составлять финансовый план, рассчитывать и прогнозировать результаты от использования капитала, оценивать рациональность и эффективность разрабатываемых финансовых программ, составлять отчет по использованию финансовых ресурсов.

[1] Аньшин В.М. Инвестиционный анализ. М.: Дело, 2002. С. 167.

[2] Идрисов А.Б. Стратегическое планирование и анализ инвестиций, 2-е изд. М.: Филинъ, 2003. С. 272.

[3] Хоуп Дж. Финансовый директор новой эпохи. Как финансовый управляющий может изменить свою роль и обеспечить успех компании на рынке: Пер. с англ. Н.И. Кобзаревой; Под общ. ред. Д.А. Рябых. — М.: Вершина, 2007.

Субъектом управления, т.е. управляющей подсистемой финансового менеджмента, являются финансовая дирекция и ее отделы (департаменты), а также финансовые менеджеры. Управляющая подсистема вырабатывает и реализует цели финансового менеджмента.

Основной конечной целью финансового менеджмента является повышение конкурентных позиций предприятия в соответствующей сфере деятельности через механизм формирования и эффективного использования прибыли[1].

По содержанию финансовый менеджмент сводится к процессу выработки управляющих воздействий на движение финансовых ресурсов и капитала с целью повышения эффективности их использования и приращения. Цели финансового менеджмента реализуются через функции объекта и субъекта управления. Основными функциями объекта управления в финансовом менеджменте являются:

1) воспроизводственная, т.е. деятельность по обеспечению эффективного воспроизводства капитала, авансированного для текущей деятельности и инвестированного для капитальных и финансовых вложений в долгосрочные и краткосрочные активы предприятия. Простое воспроизводство капитала обеспечивает самоокупаемость производственно-коммерческой деятельности предприятия. Расширенное воспроизводство капитала обеспечивает самоокупаемость и самофинансирование производственно-коммерческой деятельности предприятия.

Оценку эффективности реализации воспроизводственной функции финансового менеджмента можно провести по следующим показателям:

• рост собственного капитала;
• превышение темпов роста собственного капитала над темпами роста валюты баланса;
• степень капитализации прибыли (доля прибыли, направленная на накопление, и доля нераспределенной прибыли в чистой прибыли, остающейся в распоряжении предприятия);
• повышение доходности (рентабельности) капитала;
• повышение скорости оборота капитала, сопровождаемое ростом его доходности;

2) производственная, т.е. регулирование текущей производственно-коммерческой деятельности предприятия по обеспечению эффективного размещения капитала, созданию необходимых денежных фондов и источников финансирования текущей деятельности.

Оценку эффективности реализации производственной функции финансового менеджмента можно провести по следующим показателям:

• структура капитала;
• структура распределения балансовой прибыли;
• уровень и динамика себестоимости продукции;
• уровень и динамика затрат на единицу продукции;
• уровень и динамика фонда оплаты труда;

3) контрольная. Каждая хозяйственная операция должна отвечать интересам предприятия исходя из его конечных целей. Поэтому контроль за финансовой целесообразностью операций должен осуществляться непрерывно, начиная от платежей за поставку сырья, материалов, комплектующих, услуг посреднических организаций и т.д. и заканчивая поступлением денежных средств от выручки за реализованную продукцию.

Функции объекта финансового менеджмента реализуются через функции субъекта управления, которые заключаются в следующем:

• прогнозирование финансовых состояний (ситуаций);
• планирование финансовой деятельности;
• регулирование денежного оборота;
• учет затрат и результатов производственной, инвестиционной и финансовой деятельности;
• анализ и оценка эффективности использования и вложения капитала;
• контроль за расходованием и поступлением денежных средств на всех этапах производственно-коммерческого цикла.

[1] Ковалев В.В. Финансовый менеджмент: теория и практика. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008. С. 12.

Цель и задачи финансового менеджмента

Менеджмент в общем виде можно определить как систему экономического управления производством, которая включает совокупность принципов, методов, форм и приемов управления. Собственно к менеджменту относятся теория управления и практические образцы эффективного руководства, под которыми понимается искусство управления. Обе части имеют дело с управлением как комплексным и конкретным явлением.

Управление представляет собой процесс выработки и осуществления управляющих воздействий. Управляющее воздействие — это воздействие на объект управления, предназначенное для достижения цели управления. Выработка управляющих воздействий включает сбор, передачу и обработку необходимой информации, принятие решений. Осуществление управляющих воздействий охватывает передачу управляющих воздействий и при необходимости преобразование их в форму, непосредственно воспринимаемую объектом управления.

Менеджмент во всех своих решениях руководствуется экономическими соображениями. Поэтому любое действие менеджмента — это мероприятие экономического характера. В основе менеджмента лежат целенаправленный поиск, непрерывное обучение и организация работы для наиболее эффективного использования всех ресурсов, в том числе финансовых. Финансовый менеджмент является частью общего менеджмента.

Финансовый менеджмент — это система рационального управления процессами финансирования хозяйственной деятельности коммерческой организации. Финансовый менеджмент — неотъемлемая часть общей системы управления предприятием, в свою очередь состоящая из двух подсистем: объекта управления (управляемая подсистема) и субъекта управления (управляющая подсистема)[1].

Анализируя цели, задачи и функции финансового менеджмента в компании, необходимо отметить следующие аспекты.

Цель — некоторый конечный результат, на достижение которого направлены действия субъекта хозяйствования. Для выполнения глобальной цели может быть построена система целей, где выделяются главная и частные цели (подцели).

Если главной целью финансового менеджмента в компании является максимизация благосостояния ее собственников, обеспечиваемая путем увеличения стоимости акций, стоимости самой компании, максимизации прибыли, то при объединении в группу хозяйствующие субъекты стремятся получить дополнительный эффект — синергетический — за счет интеграции производственного, торгового и банковского капиталов, консолидации финансовых и иных ресурсов, централизации управленческого процесса. При функционировании предпринимательского объединения синергетический эффект, который выражается в дополнительных доходах, экономии затрат, снижении финансовых рисков, дает возможность повысить результативность деятельности группы в целом[2].

Главная цель управления финансами компании — максимизация благосостояния собственников, которая достигается посредством максимизации рыночной стоимости организаций — участников группы и получения синергетического эффекта объединения[3].

В качестве основного объекта управления в финансовом менеджменте выступает денежный оборот предприятия как непрерывный поток денежных выплат и поступлений, проходящих через расчетный и другие счета предприятия. Управлять денежным оборотом — значит предвидеть его возможные состояния в ближайшей и в отдаленной перспективе, уметь определять объем и интенсивность поступления и расхода денежных средств как на ближайшую дату, так и на долгосрочную перспективу.

[1] Бланк И.А. Основы финансового менеджмента. Т. 1. К.: Ника-Центр, 1999. С. 52.

[2] Крылов С.И. Совершенствование методологии анализа в системе управления финансовым состоянием коммерческой организации: Монография. Екатеринбург: ГОУ ВПО УГТУ-УПИ, 2007. С. 15.

[3] Адамов Н., Козенкова Т. Задачи и цели финансового менеджмента в группе компаний // Финансовая газета, 2008, N 6.

К недостаткам электронных архивов можно отнести:

• существенные затраты на внедрение и последующую поддержку электронных архивов (стоимость устройств, программного обеспечения, других затрат на внедрение и сопровождение). При создании отдельной группы сканирования возникнут также затраты на помещения и оборудование рабочих мест сотрудников группы сканирования;
• неочевидность на момент внедрения экономических выгод от внедрения электронных архивов. Специфика работы электронных архивов такова, что основная выгода (сокращение времени на подготовку информации по запросам) не может быть достоверно определена на момент принятия решения о внедрении электронных архивов, а вот сумму затрат можно определить достаточно точно.

Список литературы

1. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 01.07.2011)    «Об электронной подписи» // Собрание законодательства РФ, 11.04.2011, N 15, ст. 2036.
2. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства РФ, 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448.
3. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28),- М., ИПК Издательство стандартов, 1998.
4. Дубровский Ю., Подолина О. Электронный архив финансово-бухгалтерских документов // Финансовая газета. 2010. N 31.
5. Корпоративные электронные архивы: хранение и поиск информации [Электронный ресурс] — Режим доступа:http://it.metalinfo.ru/2008/cases/it/it_02.pdf, свободный. — (Дата обращения — 14.05.2012)
6. Кузнецов С.Л. Организация хранения документов в электронной форме // Делопроизводство. 2004. N 4.
7. Кузнецов С.Л. Проблемы долговременного хранения электронных документов // Делопроизводство, 2007, N 2.
8. Лобанов Е. Электронный архив в помощь бухгалтерии // Практическая бухгалтерия. 2009. N 10.
9. Неверов М. Цифровой архивариус // Расчет. 2011. N 1.
10. Носевич В. Терминология и понятийный аппарат [Электронный ресурс] — Режим доступа: http://land-reform.com/upload/92ed6d9a90c8d1430ad55b8ab775ddc5.pdf, свободный. — (Дата обращения — 14.05.2012)
11. Пашин О.М. Электронный документооборот в страховой компании // Финансовый менеджмент в страховой компании, 2007, N 4.
12. Храмцовская Н. Переход от бумажного к смешанному документообороту // Кадровик. Кадровое делопроизводство, 2009, N 2.

Кроме того, обработка документов с использованием новой технологии в организации работы с документами значительно упрощает изготовление копий документов для их предоставления по запросам заинтересованных лиц. В данном случае подготовка документов сводится к распечатке их электронных копий без обращения к делу на бумажном носителе и дальнейшего копирования необходимого документа. При этом повышается качество предоставляемой копии документа.

Может значительно сократиться время подготовки документов, хранящихся в делах, при производстве выемок, а также при передаче дел.

Дальнейшее развитие новых технологий хранения документов в архиве  связано с внедрением машинно ориентированных форм документов, представляемых при регистрации. Сведения, представленные на машинно ориентированных формах, должны будут вводиться с использованием технологии двойного ввода, что значительно уменьшит количество технических ошибок при вводе. Реализация возможности одномоментного преобразования на одном сканере нескольких регистрационных дел (комплектов документов) позволит максимально использовать производственную мощность высокопроизводительных сканеров.

Заключение

Не секрет, что одним из наиболее эффективных способов оптимизации в сфере финансов является применение современных информационных технологий. Они существенно упрощают ввод первичной информации, ее обработку и учетный процесс в целом. Немаловажным критерием является также оперативность формирования финансовой информации (бухгалтерской, налоговой и управленческой отчетности). Один из инструментов такой оптимизации — электронное хранилище документов

Система электронного архива представляет собой совокупность высокоскоростных сканирующих устройств (сендеров либо многофункциональных устройств (МФУ)), базы данных, в которой хранятся электронные копии сканируемых документов, и пользовательского интерфейса.

Система позволяет сканировать, атрибутировать и заносить в базу данных большое количество первичных документов. Атрибутами документов являются различные их описатели, такие как хозяйственная операция, раздел учета, вид документа, дата, номер, договор, ответственное подразделение, контрагент и пр., необходимые для группировки и последующего поиска документа в базе электронного архива.

Основным преимуществом и целью внедрения электронного архива является возможность быстрого и простого поиска документов по различным запросам. Такие запросы, например, возникают по налоговым, аудиторским и ревизионным проверкам, при необходимости исправить ошибки и др. Бухгалтерии не нужно запрашивать давно подшитые и сданные в бумажный архив документы либо самим перебирать вручную тонны бумаги для поиска нужных документов.

1          Организационные и технические аспекты хранения документов в электронном архиве

На организационный аспект электронных архивов оказывают влияние организационная структура предприятия, удаленность подразделений, разграничение функций по вводу хозяйственных операций в информационные системы, уровень централизации бухгалтерского учета.

Если организация имеет большой документооборот, создается специальное подразделение — группа сканирования, то есть сотрудников, в чьи обязанности входит исключительно обеспечивать работу архива (сканировать, атрибутировать, подшивать документы). Такое подразделение снимет дополнительную нагрузку с бухгалтеров, ограничит количество сотрудников, занятых сканированием, а значит, потенциально повысит качество и скорость сканирования и атрибутирования. Кроме того, предприятие сэкономит средства на выплату заработной платы — вместо сканирования документов квалифицированными высокооплачиваемыми работниками бухгалтерии можно привлечь низкооплачиваемых специалистов без специальных знаний. Недостатком данного решения является необходимость формировать новое структурное подразделение, что в современных условиях влечет сокращение имеющихся подразделений и соответствующее перераспределение функций[1].

Система электронного архива не является альтернативой бумажному документообороту. Электронный архив является только инструментом перевода уже оформленных (полученных либо распечатанных и подписанных) документов в электронный вид.

Рассмотрим  доступные технологии, с помощью которых возможно наиболее оптимально организовать работу электронных архивов.

Распознавание документов. Данная технология позволяет распознавать и автоматически заносить в электронные архивы обязательные реквизиты, которые содержатся в форме документа (например, номер, дата, сумма документа и др.). То есть система сама считывает и присваивает необходимые атрибуты — их не придется вносить вручную.

Штрихкодирование. На документ с помощью специального устройства наносится штрихкод — при последующем сканировании документа он считывается. Это также исключает необходимость вручную заносить атрибуты в систему. Данная технология напоминает считывание кода товара в магазинах.

Автоматическое атрибутирование на основании интерфейса с информационной системой. Документы, которые формируются на предприятии, в большинстве случаев сначала формируются в его информационных системах, распечатываются, подписываются и только после этого заносятся в электронный архив. Аналогичная ситуация на некоторых предприятиях может возникнуть и в части входящих документов. Например, если входящие документы вносят в информационные системы не бухгалтеры, а функциональные подразделения. В таком случае можно выполнить настройку, в результате которой при атрибутировании сканируемого документа достаточно указать только его идентификационный номер, соответствующий его номеру в информационной системе. По этому номеру система сама подтянет необходимые атрибуты из информационной системы в электронный архив.

Просмотр сканированных копий из учетной системы. Настраивается связь информационной системы с электронным архивом, позволяющая просмотреть сканированную копию документа непосредственно из информационной системы.

Сочетая перечисленные технологии, можно сократить ручные процедуры при ведении электронного архива документов.

Опытная эксплуатация электронного архива даже за столь незначительный промежуток времени показала ряд преимуществ централизованной обработки документов. Благодаря новой технологии может быть устранена необходимость перемещения документов внутри организации, а также между архивом и основным офисом.

[1] Лобанов Е. Электронный архив в помощь бухгалтерии // Практическая бухгалтерия. 2009. N 10.

Встает вопрос: могут ли электронные документы полностью заменить бумажные, можем ли мы обеспечить долговременное хранение электронных документов, их передачу на постоянное хранение в государственные архивы, сможем ли и спустя 100 — 200 лет обращаться к архивам электронных документов так же, как сегодня мы обращаемся к бумажным архивам?[1]

Рассмотрим основные проблемы, связанные с долговременным хранением электронных документов.

Во-первых, необходимо обеспечить сохранность электронного документа. Если с бумажными документами мы имеем практику их использования, насчитывающую сотни лет, то современные носители появились всего лишь 10 — 15 лет назад, да и то с тех пор технология их изготовления не раз существенно менялась. С другой стороны, хранение документов на бумаге также вызывает много проблем. Например, некачественная бумага, бледные, «затухающие» тексты, нестойкость красок при использовании технологии струйной печати, осыпание текста (тонера) на документах, изготовленных 10 — 15 лет назад на лазерных печатающих устройствах, и т.п. На практике технология обеспечения сохранности и реставрации бумажных документов может быть существенно дороже и сложнее, чем обеспечение сохранности документов в электронной форме, которое достигается путем резервного копирования и периодической (1 раз в 10 — 15 — 20 лет) миграции данных на новый носитель[2]. Так что эта задача сегодня может быть достаточно успешно решена с минимальными затратами путем тщательного соблюдения несложных регламентов.

Если решается проблему совместимости носителей и обеспечения сохранности данных путем переноса на новые носители, то остро встает задача обеспечения юридической силы и достоверности документов в электронной форме, так как полностью отсутствует какой-либо материальный объект, к которому можно привязать документ. Поэтому это задача более сложная. Незаметно внести изменения в бумажный документ сложно. И хотя в принципе в текущем делопроизводстве такие ситуации встречаются (например, уже после подписания руководством в документе замечена опечатка, и секретарь аккуратно вносит исправление ручкой, замазкой; если документ многостраничный, подменяется страница документа). Но такие ситуации все-таки редкость, и их легко выявить и предотвратить. Электронный документ, существующий в виде текстового файла, в силу своей природы легко редактируется, причем определить, кто именно и когда внес правку, зачастую не представляется возможным. Однако для использования юридически значимых документов в электронной форме необходимо иметь возможность однозначно идентифицировать подписавшего документ и быть уверенными, что документ не был видоизменен с момента его подписания.

Поэтому сегодня крайне необходимы нормативно-методические документы, которые определили бы единый формат и правила передачи как документов, так и баз данных и открытых ключей на долговременное и государственное хранение. Только при создании всей этой единой системы можно воспользоваться всеми преимуществами электронных документов.

[1] Кузнецов С.Л. Проблемы долговременного хранения электронных документов // Делопроизводство, 2007, N 2.

[2] Кузнецов С.Л. Организация хранения документов в электронной форме // Делопроизводство. 2004. N 4.

У электронных документов, как и у любой технологии, есть свои недостатки, которые приходится принимать во внимание:

• быстрое моральное устаревание технологий, что заставляет организации постоянно совершенствовать используемые методы работы, регулярно перемещать документы и информацию из одних систем в другие, проводить их миграцию с устаревших носителей и форматов на новые;
• короткий срок службы носителей информации и их многообразие, что приводит к достаточно частому их обновлению, что требует от организации постоянного контроля за сохранностью информации;
• нерешенные юридические проблемы и прежде всего вопрос о законодательном признании юридической силы реально используемых электронных документов;
• сложность не только обеспечения сохранности, но и уничтожения электронных документов по сравнению с бумажными документами;
• необходимость использования высококвалифицированного персонала, чья зарплата автоматически увеличивает затраты на управление документами и информацией.

Кроме того, совершенно отказаться от бумаги и других аналоговых носителей информации сейчас невозможно по целому ряду причин:

• прежде всего это существующие требования законодательства и нормативных актов к оформлению ряда документов на бумаге. Это в первую очередь относится к наиболее значимым в деловой деятельности документам, таким как уставные документы, документы на собственность, лицензии и т.п., правила оформления которых весьма строги;
• сколько бы мы ни говорили о преимуществах электронных документов, следует учитывать и то, что многим руководителям и специалистам при принятии ответственных решений удобнее работать с бумагой;
• не менее важно то, что за несколько столетий сложилась отлаженная технология создания, обработки, долговременного хранения и уничтожения документов на бумажных носителях, существует как полноценная законодательно-нормативная база, так и методические разработки и рекомендации, которые можно использовать в практической работе;
• для работы с бумагой и микропленкой не требуется никаких специальных технических средств, что делает эти виды носителей предпочтительными для хранения дубликатов или копий тех документов, которые могут срочно понадобиться в случае разного рода чрезвычайных происшествий и катастроф, когда электронные документы могут оказаться недоступными.

Несмотря на то что полностью отказываться от бумажных документов мировое сообщество пока не готово, все чаще дают о себе знать их недостатки, которые усугубляются вследствие постоянно растущих требований к скорости обработки информации и принятия решений:

• низкая скорость создания, обработки и передачи документов и информации на бумажных носителя хуже несовместима с потребностями деловой деятельности и государственного управления, в которых все активнее используются информационные технологии. Документировать «электронную» деятельность только на бумаге практически невозможно;
• гораздо сложнее и медленнее идет поиск информации в бумажных документах, что крайне неудобно при оперативной работе;
• для хранения бумажных документов требуются значительные площади, что требует постоянно увеличивающихся затрат на аренду или приобретение помещений, их оборудование и на увеличение численности персонала, обслуживающего эти хранилища;
• управление бумажными документами (включая управление доступом к ним) обычно идет на уровне дел, что все чаще оказывается недостаточным как при решении задач основной деловой деятельности, так и при обеспечении информационной безопасности.

Повышение эффективности работы с документами — одна из основных задач, поставленных государством в концептуальных документах по созданию и развитию электронного правительства. Так, в документе «Изменения, которые вносятся в федеральную целевую программу «Электронная Россия (2002 — 2010 гг.)», утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 09.06.2010 N 403, задача сформулирована следующим образом: «Пункт 11 …уменьшение административной нагрузки на граждан и организации, связанной с предоставлением в органы государственной власти необходимой информации, снижение количества вынужденных обращений в органы государственной власти для получения государственных услуг и сокращение времени ожидания получения услуг на 10%».

Электронное правительство — система государственного управления, основанная на автоматизации всей совокупности управленческих процессов в масштабах страны и служащая цели повышения эффективности государственного управления и снижения издержек социальных коммуникаций для каждого члена общества. Создание электронного правительства предполагает построение общегосударственной распределенной системы общественного управления, реализующей решение полного спектра задач, связанных с управлением документами и процессами их обработки.

Таким образом, электронный архив финансово-бухгалтерских документов может применяться как один из инструментов для построения электронного правительства.

1          Проблемы хранения документов в электронных архивах

Широкое распространение электронных систем подготовки и управления бумажными документами постепенно приводит к стиранию грани между электронными и неэлектронными документами. Несмотря на все разговоры о «безбумажных технологиях», реально мы переходим от традиционного бумажного документооборота не к электронному, а к смешанному документообороту[1].

Многие компании, внедряя у себя электронный документооборот, ожидают получить очередное компьютерное чудо, которое позволит сократить издержки, повысить прозрачность и управляемость, ускорить процесс обработки. Но в большинстве случаев чуда не происходит, и документ в электронном виде по-прежнему остается документом, который необходимо готовить, редактировать, согласовывать, читать, исполнять, контролировать, выполняя те же процедуры, которые проводились с бумажными документами. Количество сотрудников, работающих с документами, не уменьшается, а сокращение времени на обработку, если такое действительно происходит, компенсируется временем, затрачиваемым на перевод документа в электронный вид. Однако есть сферы бизнеса, в которых использование систем электронного документооборота может дать существенный эффект. Прежде всего это касается тех областей, где объемы хранимых и обрабатываемых документов значительны, а скорость поиска и доступа к информации может дать компаниям преимущества в конкурентной борьбе[2].

[1] Храмцовская Н. Переход от бумажного к смешанному документообороту // Кадровик. Кадровое делопроизводство, 2009, N 2.

[2] Пашин О.М. Электронный документооборот в страховой компании // Финансовый менеджмент в страховой компании, 2007, N 4.

Электронный архив позволяет организовать централизованное хранилище высокой степени надежности, обеспечивает пользователям оперативный доступ к копиям документов. В едином хранилище можно собрать все документы, проходящие через бухгалтерии как головного офиса, так и его филиалов.

Электронный архив избавляет от неоправданного расхода трудовых ресурсов: вся информация в нем четко структурирована, поиск нужного документа занимает минимальное время. Найти необходимые документы и сделать подборку по требуемой форме можно, не покидая рабочего места и, что не менее важно, не привлекая для этой задачи других работников[1].

Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия. Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. В свою очередь, делом называется совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную папку. Такое определение содержится в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»[2]. Различают сводную номенклатуру дел и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

Таким образом, номенклатура дел — документ, построенный по принципам иерархической системы классификации.

На первом уровне производится классификация по месту хранения документов согласно организационной структуре предприятия. На втором уровне классификация становится крайне нечеткой и непрозрачной (дела описываются при помощи «Заголовка дела»). Дела формируются по каким-то вольно выбранным признакам или совокупности признаков (с соблюдением требования архивной службы — в одно дело нельзя помещать документы разного срока хранения), причем основание классификации, как правило, не выдерживается. Поэтому поиск документов с использованием такого инструмента затруднителен.

Функционал электронного архива может применяться как в коммерческих, так и в государственных организациях.

Для коммерческих организаций актуальной задачей является повышение оперативности при обработке документов. Ситуация меняется настолько быстро, что необходимо видеть реальную картину деятельности в режиме реального времени. При этом региональная экспансия предприятий и укрупнение бизнеса приводят к образованию сложных территориально распределенных структур, для которых даже доставка всех документов в централизованное хранилище требует существенных издержек временных затрат.

Традиционные методы учета выдают результаты недостаточно быстро, что обусловлено неоперативностью ввода в них первичных данных из-за времени прохождения документа с момента поступления на предприятие до момента его использования в учете.

На этапе хранения особо болезненным (в силу высокой трудоемкости, непланового характера, сжатых сроков и существенных затрат на бумагу и расходные материалы для копирования) является процесс подборки копий документов для проверок налоговых и других надзорных органов.

Эффективным решением, позволяющим решить вопросы совместной работы с документами, облегчить и ускорить подготовку копий документов к многочисленным проверкам, является система электронного архива бухгалтерской и финансовой документации.

Что касается государственных организаций, то применение функционала электронного архива документов также позволит им повысить эффективность работы с документами, ускорить процессы их обработки. Электронный документ в настоящее время важнейший фактор интенсификации офисного труда, поэтому он занимает важнейшее место в делопроизводстве и архивном деле.

[1] Дубровский Ю., Подолина О. Электронный архив финансово-бухгалтерских документов // Финансовая газета. 2010. N 31.

[2] Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28),- М., ИПК Издательство стандартов, 1998.